Effekt fra dag 1

Af Jan Christian Rasmussen og Gert Hemmingsen, fageksperter hos Valcon

Med et enkelt værktøj kan projektlederen sikre, at ingen dimension af en forandring ubevidst bliver glemt. Med en god portion selvindsigt bliver projektlederen tydelig som den forandringsagent, der er behov for. Kombinationen af værktøj og selvindsigt lægger fundamentet for, at projektet skaber effekt fra dag 1.

Kravene til projektlederne stiger konstant. Forandringer i virksomheden og omverdenen er blevet dagligdag. Projekter skal gennemføres og have effekt fra dag 1. Det er slut med kun at være en god projektleder. Du skal også i fremtiden kunne være forandringsagenten. Effekten skal jo vise sig med det samme. Som projektleder står du i forreste række, hvis effekterne udebliver.

Med dette udgangspunkt vil vi i denne artikel belyse nogle af de udfordringer, projektledere vil møde – eller allerede møder. Vores artikel tager afsæt i egne erfaringer og oplevelser – både som konsulenter og som projektledere.

Kravene til projektlederen

Kravet til, at effekten af projekter og andre forretningsmæssige tiltag kommer fra dag 1, gør, at projektlederen i stigende grad skal have en bevidst tilgang til det at være forandringsagent, da mange medarbejdere ikke kun kigger på linjelederen for retning i en omskiftelig verden.

Det at være forandringsagent betyder at kunne omsætte teorier og metoder til praktisk handling og have viden og indsigt i, hvad der skal til for at skabe forandring på flere planer samt mod til at gennemføre forandringen i samarbejde med medarbejdere og omgivelser.

Projektlederen har i dag alle de værktøjer til rådighed til at håndtere beskrivelsen af den faglige udfordring, interessenthåndtering, risikoanalyse med mere. Skiftet fra at være en god projektleder til også at være forandringsagent kræver dog kendskab til yderligere værktøjer, viden om forandringer og ikke mindst en god portion selvindsigt.

Helt konkret betyder det, at projektlederen allerede i den indledende fase i forbindelse med projektetableringen skal have defineret, om det pågældende projekt indeholder en reel forandring på kultur, mindset og adfærd udover den faglige udfordring, der måtte være i projektet. Dette har stor betydning for interessenter, risikoanalyse og projekttilgang.

I kommissoriet skal beskrives (udarbejdet i samarbejde med ledelse og udvalgte medarbejdere), hvad den nye kultur, det nye mindset, den ændrede adfærd og de nye systemer kommer til at betyde. Det vil sige, hvordan projektet påvirker markedet/omverdenen, hele organisationen, de enkelte teams, relationerne mellem medarbejderne og det enkelte individ. Derudover skal der i projekttilgangen indarbejdes metodikker, der sikrer, at disse punkter bliver behandlet og udfordret. Hvis dette ikke gøres i tilstrækkelig grad, vil effekten ikke komme fra dag 1!

Fire kvadranter

Illustration: All Quadrants All Levels af Ken WilberTil denne afdækning bruger vi et værktøj, kaldet ”Accountability”- modellen, der som en terning viser alle de kontaktpunkter, som projektlederen skal være opmærksom på, da de skal i spil for at sikre umiddelbar effekt.

 Ken Wilber har lagt udgangspunktet for ”Accountability”- modellen med sin integrerede opdeling af verden og virkeligheden ift. indre/ydre hhv. individuelle/kollektive dynamikker. Denne opdeling skaber fire områder, eller kvadranter af virkeligheden, som projektlederen skal være opmærksom på, da alle fire områder er, og skal være i spil, når der er tale om kulturelle transformationsprojekter. Det vil komme for vidt i denne artikel at beskrive elementerne, så vi henviser til Ken Wilber (han kan googles). Og hvem ved – måske får vi mulighed for i en senere artikel at beskrive modellen?

Her vil vi fremhæve, at vi ser alt for mange projekter og projektledere, der ubevidst alene beskæftiger sig med systemdelen af transformationen. Det er også den traditionelt ”nemmeste” kvadrant, da der er tale om de ydre, kollektive forhold, der er i spil i forandringer. Der bliver talt meget om kultur og adfærd, men få projektledere gør noget aktivt i disse kvadranter – og mindset er noget, der tales om, men ofte er det ”no go” at forvente forandringer i denne kvadrant. Det går bare ikke, hvis der skal skabes effekter fra dag 1!

”Accountability”-modellen

Illustration: “Accountability Model” af Being First/ValconMed afsæt i de fire kvadranter lægger vi i ”Accountability”-modellen en ekstra dimension på – nemlig fem niveauer af ”interessenter”. Tænk på det som stadig større grupper af interessenter gående fra individerne i projektet, relationer mellem to personer, teams og grupper af interessenter, hele organisationen og slutteligt det relevante marked, der ageres i (de eksterne interessenter). Det er nu projektlederens opgave bevidst at have alle kvadranter i alle fem niveauer af interessenter med i sin planlægning af projektet og af projektledelsen.

Så ”Accountability”-modellen bruger vi til at sikre, at projektlederen bevidst kommer omkring alle kvadranter på alle niveauer – illustreret nedenfor med nogle eksempler:

Hvad projektet kommer til at betyde for adfærden i relationen mellem den administrerende direktør og hendes salgsdirektør? (Adfærd i Relations-niveauet)
Hvilke systemer der er nødvendige for at skabe effektive teams? (Systemer i Team-dimension)
Hvilke værdier, der ønskes i organisationen, når transformationen er gennemført (Kultur i Organisation-dimensionen)

Ovenstående virker i nogle projektlederes øjne som meget naturligt. Vi har dog set projektledere prøve at indarbejde dele af dette i projekter, men alligevel fejler de i form af, at effekten ikke kom dag 1 – oftest fordi flere/mange dele udelades pga. manglende bevidsthed.

Opsamling

Projektlederen har i fremtiden mulighed for at udvide sit virkefelt og samtidig øge sin mulighed for succes ved at bruge ”Accountability”-modellen som et nyt, ekstra værktøj til at betragte projektet på.

Du skal udvide dit projektmæssige lederskab på det faglige plan med klare forandringsmæssige elementer, og samtidig skal du arbejde bevidst med din nye indsigt. Arbejd med den, og brug den.

Du skaber effekt fra dag 1, når du bliver bevidst og tydelig.