Forær dig selv 9 dage på et år - med Time Management

Af Lars Ulrik Jeppesen, Karrierekonsulent i CA

Tænker du nogensinde på, at hvis du blev 20 minutter mere effektiv hver dag, så vil det svare til, at du fik næsten 9 dage mere på et arbejdsår!

Er det overhovedet muligt, at øge vores effektivitetsniveau – i arbejdet, på studiet, i projektarbejdet og i vores frivillige arbejde?

Ja – det er det!  Du kan arbejde med områder som:

  • personlige målsætninger,
  • prioritering,
  • planlægning & skemalægning,
  • håndtering af tidsrøvere,
  • overspringshandlinger etc.

Forbedring på alle disse områder vil alt andet lige gøre dig til en mere effektiv person, der vil nå mere af de vigtige ting og med mindre spildtid til følge.

Er du god til at fokusere personlige mål og målsætninger?

Effektivitet uden mål og målsætninger er lige så nytteløst som Yin uden Yang. Hvis vi ikke har noget mål med de ting, vi foretager os, så ved vi ikke, om vi når derhen, vi gerne vil, og så vil alle gode intentioner være spild af tid. Det er ligesom med Alice i Eventyrland, at når hun ikke ved, hvor hun skal hen, så er det ligegyldigt, om hun går til højre eller venstre ved en skillevej – der er ingen retning med hendes færden. Og det er netop sagt, at ’Mål skaber retning’, ’Mål skaber overblik’ og ’Målene viser vejen’.

Så hvis du vil blive mere effektiv i dit daglige liv og frigøre mere tid og ressourcer til at nå de vigtige ting, så må du arbejde fokuseret med målsætninger for dig selv.

SMART ØF – En målsætningsmodel

Sæt dig et mål med f.eks. en større opgave, håndtering af tidsrøvere i projektarbejdet eller minimering af udskydelser. Det næste er at se på, om din målsætning også er en god og holdbar målsætning – dette kan du bruge SMART ØF modellen til.

Hensigten med modellen er IKKE, at den skal hjælpe dig med at sætte mål for de ting, du gerne vil nå, eller de områder, hvor du gerne vil øge din effektivitet. Modellen er mere at betragte som en tjekliste til at se på kvaliteten af din målsætning.

Modellens dele er:

  • Mål skal være specifikke; hvis dine mål ikke er specifikke og dermed konkrete, så ved du ikke, hvornår du er nået i mål. Det er ikke nok at sætte et mål om f.eks. at lave en god præstation, du bliver nødt til at være mere specifik end det.
  • Mål skal være målbare; mål, som du ikke kan måle på, er nytteløse. Hvis du ikke kan se, om du er nået tættere på, så ved du ikke, om dine aktiviteter er en succes eller ej.
  • Mål skal være attraktive; dette punkt ’går på’ motivationen. Hvis dit mål ikke er attraktivt at gå efter, så mister du med sikkerhed lysten.
  • Mål skal være realistiske; samtidig med at dit mål skal være attraktivt at følge efter, skal du have realistisk at nå. Du skal med andre ord ’sætte overliggeren’ på et niveau, så det både er attraktivt at gå efter og realistisk at nå.
  • Mål skal være tidsfaste; hvis du ikke har deadline for de ting, du skal nå, så er der mindre chance for, at du når dem. Jeg plejer at sige, at du skal have et T0 (tidspunktet, hvor du skal starte på at arbejde på dine mål) og et T1, (tidspunktet, hvor du skal være nået i mål).
  • Mål skal være økologiske; når vi hører ordet økologi, tænker vi ofte på mælk og gulerødder. Men med økologi menes, at der er sammenhæng i tingene, at mål hænger sammen (og ikke spænder ben for hinanden). Så det mål, du sætter, må ikke stride mod andre mål/målsætninger, du har.
  • Mål skal være formulerede skriftligt og positivt; det er blevet påstået, at forskellen på et mål og en drøm er, at målet har en deadline, og at det er skrevet ned. Vi har som mennesker en større tendens til at gå efter og nå de mål, vi skriver ned – vi er simpelthen mere committede.

Har du dine prioriteter i orden – Har du styr på din prioritering?

Vi prioriterer på mange forskellige måder – det lette frem for det svære, det hurtige frem for det langsommelige, eller det beordrede frem for det det selvpålagte. Men dine prioriterings-kriterier bør i stedet være: DET VIGTIGE og DET DER HASTER.

I Eisenhower matricen til højre, ser du på de 4 grupperinger, som Dwight D. Eisenhower anvendte til sin prioritering af opgaver ifm. invasionen af Normandiet (D-Day). Prioriter alle dine opgave efter Haster og Vigtigt. Start med de opgaver, der haster og er vigtige (A), når de er løst, så har du dilemmaet (B & C opgaver), hvor de fleste har tendensen til at kaste sig over hasteopgaver – der hvor der er kort tid til deadline. Du skal huske at opprioritere nogle af dine VIGTIGE opgaver, da du ellers aldrig vil få frigivet noget tid. Det er her, du med fordel kan bringe din planlægning i spil.

Til sidst lidt gode råd til at forbedre din effektivitet

  • Sæt mål for det, du gerne vil nå, anvend SMART ØF modellen og skriv dine mål ned!

  • Prioriter dine opgaver – Husk at få nogle af de vigtige opgaver løst i tide, så de ikke alle bliver til VIGTIGE opgaver, der HASTER!

  • Tag din planlægning alvorligt, planlæg hver dag, planlæg ikke for meget af dagen og vær loyal over for din planlægning

  • Når du har planlagt, så sæt det ind i skemaer – brug din kalender som planlægnings-/skemalægningsværktøj

  • Kom dine tidsrøvere og afbrydelser til livs – se på, hvilke der er interne, og hvilke der er eksterne og skriv handlingsstrategier for, hvordan du konkret skal håndtere disse.

  • Arbejd med at udrydde dine overspringshandlinger

  • Brug tid for dig selv (evt. i enerum), hvor du i ro kan koncentrere dig om opgaver, som kræver mange ressourcer.