Gør de lange gab til massive klapsalver

Af Jimmy Buchmann, karriereudviklingschef i CA.

Går der lidt for meget PowerPoint og rutine i dine præsentationer? Med en effektiv forberedelse kan du vække både din præsentation og din chef, kolleger eller medstuderende til live igen.

Mange af os oplever den fortsat stigende vigtighed af at kunne levere et budskab, så det har en effekt på modtagerne. Der er stadig mere støj i hverdagen fra både konventionelle og nye medier, som gør, at der skal mere til at fange vores opmærksomhed og interesse. Det gælder også, når du skal overbevise en given modtagergruppe med din personlige præsentation. Der skal noget mere til at trænge igennem!

No Power - No Point

Vi har igennem en årrække været begavet med fortræffelighederne fra PowerPoint. Et dejligt program, som vi trygt kan læne os op ad, når vi præsenterer vores budskaber. Og så er det jo dejligt nemt lige at klippe og klistre fra andre programmer - og vupti - så har du en præsentation.

Det er dog langtfra sikkert, at du har en præsentation, der giver resultater. Effekten udebliver hurtigt i fokus på teknikken, og så formidler du dit budskab med 'No Power og No Point' - uden gennemslagskraft og uden effekt på modtagerne.

Lad dit budskab styre præsentationen

Måske er det derfor, at flere og flere vælger helt at se bort fra PowerPointen, når budskaber skal præsenteres. Måske er det netop muligheden for at være anderledes, der driver denne adfærd. Eller måske er det muligheden for at inddrage nogle helt andre elementer i præsentationen, der engagerer tilhørerne på en anden måde.

Det afgørende er ikke, hvilken kommunikations­form der forventes af dig. Det afgørende er, hvad der giver din præsentation størst mulig effekt. Med andre ord skal budskabet styre din præsentation - og bestemt ikke omvendt.

Sæt dig i modtagerens sted

Kimen til en god præsentation lægges i forståelsen af din modtagergruppe. Hvad motiverer dem til at lytte til dig, og hvad forventer de at få ud af det? Hvad er det lige, der skal til, for at du kan påvirke tilhørerne i den retning, som du ønsker? 

Det lyder banalt, men det er faktisk her, at kæden hopper af for rigtig mange præsentationer. Tænk på dig selv. Gider du virkelig sidde og høre på noget, som du ikke kan bruge til noget? Eller som er uinspirerende og ensporet? Nej, vel?

Har du defineret dit mål?

Med andre ord er god forberedelse forudsætningen for, at du kommer igennem til dine modtagere med det ønskede budskab.

Start med at spørge dig selv om, hvorfor du er på? Hvad er det, du vil opnå med præsentationen? Hvad skal det gøre ved modtagerne? Hvad vil du have modtagerne til at gøre efterfølgende? Det er målene, der er styrende for din kommunikation, og derfor er det helt basalt, at du har defineret disse, inden du går videre.

Vær anderledes

Hvor mange gange har du siddet til en præsentation, hvor det har været envejskommunikation med den ene tekst-overfyldte slide efter den anden?

Det er ikke så inspirerende for tilhørerne, og det er heller ikke specielt motiverende at skulle præsentere. Tænk på, hvad der kan gøre din præsentation anderledes? Hvordan kan du overraske tilhørerne på en positiv måde?

Motivér tilhørerne gennem involvering

Mennesker er indrettet sådan, at vi bedst lærer gennem involvering. Hvis vi blot sidder inaktivt og modtager et budskab, så husker vi i bedste fald halvdelen 5 minutter efter. Men hvis vi aktivt er en del af processen, så er vi involveret og engageret på samme tid. Vi oplever dermed budskabet frem for blot at høre det.

Det giver en langt bedre indlæring og en langt bedre effekt. Hvordan motiverer du dem til at blive en aktiv del af din præsentation? Kan du få dem op af stolene? Kan du få dem ud af lokalet? En rundspørge? Kan du involvere musik, film, eller...?

What's in it for me?

Ja, vi tager den lige en gang til, bare for at være helt sikre på at budskabet går igennem. Det er naturligvis et must, at du altoverskyggende tager stilling til, hvad det er modtagerne skal have med sig? Hvad kan de bruge det til? Hvorfor skal de bruge tid på at lytte på dig?

Uanset om du skal give praktisk information, præsentere en opgave eller projekt, gå til eksamen, formidle en teori eller strategi, så er modtagernes udbytte centralt. Den generiske information er i princippet uinteressant, hvis du ikke motiverer tilhøreren via et forventet udbytte. Eksempelvis kan en generisk information være ’På websitet finder du en vejledning i jobsøgning’. Den udbytteorienterede version er ’Du kommer nærmere drømmejobbet ved at besøge websitet og få værdifulde råd til jobsøgningen’.

Og ja. Det er ikke 'enten eller'. Du kan fortsat godt bruge din elskede PowerPoint, hvis det passer til situationen. Men husk, at det er dig, der skaber den stærke formidling af budskabet - ikke PowerPoint.

Tjekliste

Tjek din forberedelse

1. Klarlæg dit mål med præsentationen
2. Hvad vil du have modtagerne til at gøre?
3. Hvilke behov og motiver driver modtagerne i forhold til dit mål?
4. Hvilket udbytte skal modtagerne have med sig? ’What's in it for me’?
5. Forventede indvendinger fra modtagerne og argumenter til at i mødekomme dem?
6. Hvordan fastholder og involverer du modtagerne i selve præsentationen?
7. Hvordan laver du en effektfuld introduktion og en effektfuld afslutning?
8. Hvordan er lokalet/præsentationsstedet, og hvilken formidlingsform er optimal?
9. Hvad er udgangen på præsentationen? Hvad skal der ske bagefter af opfølgning m.m.?
10. Tidsregi - styr tiden!

God fornøjelse!