Håndter dine afbrydelser

Af Lars Ulrik Jeppesen, karriererådgiver, CA karrierepartner og a-kasse

Få konkrete værktøjer til at sætte klare mål, styre dine tidsrøvere og undgå overspringshandlinger. De fleste af os kan nemt afbrydes, hvis vi ikke kan koncentrere os om en given opgave.

For ikke at falde i afbrydelsesfælden, er der tre områder, du skal være opmærksom på:

  1. Hav altid mål og målsætninger for alle vigtige opgaver, du har.

  2. Hav styr på, hvordan du bliver bedre til at styre dine indre og ydre tidsrøvere.

  3. Hav en plan for at undgå og/eller kontrollere dine overspringshandlinger.

1. Har du målsætningen i orden?

Med en klar og målbar målsætning når du længere – du kan se målet, og du har retningen, så du bliver langt mere fokuseret. Dette medfører, at du hurtigere kommer tættere på dine resultater. Endvidere oplever du ofte en større interesse og ’commitment’, når du arbejder med personlige målsætninger, specielt hvis de er skrevet ned.

Målsætninger kan med fordel følge SMART ØF-modellen, som angiver, at gode og realiserbare mål skal være:

  • Specifikke: Mål skal være specifikke for at kunne realiseres.

  • Målbare: Vi skal kunne måle på, om vi når vores mål, fx ved at have delmål.

  • Attraktive: Både langsigtede mål og skridt på vejen skal være motiverende, for at vi arbejder videre.

  • Realistiske: Foruden at være attraktive, skal mål være realistiske – du skal med andre ord sætte overlæggeren i den rigtige højde, så målene både er attraktive og realistiske.

  • Tidsfastsatte: Du skal have fastlagt datoer for, hvornår målene skal være defineret og indfriet.

  • Økologiske: Økologi her har intet med bæredygtighed eller CSR at gøre. I denne forbindelse handler økologi om, at der skal være sammenhæng mellem de forskellige målsætninger, så de ikke spænder ben for hinanden.

  • Formuleret skriftligt og positivt: Der er en større chance for, at ting der er skrevet ned i et positivt sprog, bliver til noget.

Du kan også benytte dig af følgende trin i målsætningsprocessen:

  • Sig, hvad du gerne vil, og IKKE hvad du gerne vil undgå

  • Gør målene udfordrende og realistiske

  • Hav direkte indflydelse på målene

  • Mål dine fremskridt

  • Tjek dine ressourcer

  • Find ud af, hvad omkostningerne er

  • Udarbejd en handlingsplan.

2. Få styr på dine tidsrøvere

"Når man nedsænker et legeme i vand – så ringer telefonen" (Storm P: dansk skuespiller, opfinder & satiriker)

Mange projekter er gået i vasken, fordi vi ikke kan styre vores indre og ydre tidsrøvere. Her er nogle eksempler på indre og ydre tidsrøvere, som du eventuelt skal rydde op i:

Ydre tidsrøvere

  • Kolleger/medstuderende, der forstyrrer med problemer
  • Uforudsete/unødvendige lange telefonsamtaler
  • Ringetoner, e-mail, sms
  • Sociale forpligtelser
  • Administrative byrder - på arbejde og privat
  • IT

Indre tidsrøvere

  • Uklare mål og/eller uklar ansvarsfordeling
  • Dårlig daglig planlægning
  • Uafsluttede opgaver, mange bolde i luften
  • Ingen selvpålagte deadlines
  • Tendens til perfektionisme
  • For mange modstridende interesser
  • Ubeslutsomhed/hurtige beslutninger, overspringshandlinger

Sådan kan tidsrøvere håndteres:

  • Afbrydelser er lettere at håndtere, hvis du har en positiv holdning overfor dem, og ser dem som en naturlig del af din hverdag.

  • Lav en liste over alle dine afbrydelser. Find ud af, hvem og hvad det er, der afbryder dig.

  • Lav plads til afbrydelser i din planlægning og find alternative handlinger.

  • Hvis du kan gøre afbrydelserne kortere, har du allerede vundet det halve slag.

  • Sæt dit skrivebord, så du sidder med ansigtet væk fra gangen.

  • Læg ting i din gæstestol, hvis du har én, der forhindrer gæster i at sætte sig ned.

  • Dæmp ringetoner, sms-lyde etc.

  • Slå ny-mail-funktionen fra, og nøjes med et samlet mail-tjek et par gange om dagen

  • Sæt evt. 'forstyr ikke'- skilt op ved din plads, hvis 'døren er lukket', og et grønt, hvis 'døren er åben', og det er ok at forstyrre

  • Sørg for at komme hurtigt i gang igen efter en afbrydelse. Den skal ikke bruges som undskyldning for at gå i gang med noget andet.

3. Lav en plan for at udrydde overspringshandlinger

Afbrydelser opstår ofte, fordi vi har svært ved at komme i gang med opgaven, så vores tanker svæver, og vi har tendens til at ’opfinde’ rutiner, som vi ikke kan komme uden om. Løsningen på afbrydelserne kan forekomme let, når man læser de nedenstående punkter, men er ofte svær at realisere – derfor er der kun tilbage at komme i gang og blive ved.

Endvidere er de hyppigste grunde til, at vi bliver afbrudt:

  • Opgaverne kan være ubehagelige

  • Opgaverne kan være vanskelige

  • Opgaverne kan involvere upopulære beslutninger

Gode råd samlet set:

  • Start med erkendelsen af, at der er ting, der skal ændres.

  • Analyser årsagen til dine afbrydelser.

  • Bryd store komplekse opgaver ned i håndterlige størrelser.

  • Lær af din adfærd fra andre lignende situationer, hvor du er succesfuld med at komme videre.

  • Hav eventuelt en lille opgave at komme i gang med. Én der hjælper dig med at overkomme den første barriere.

  • Lav det vanskeligste først, så det er overstået.

  • Lav ubehagelige opgaver i små bidder med korte pauser.

  • Indbyg belønning ved vejs ende.

  • ”Don’t strive for perfection – excellence will do!”

  • Vent ikke til, du kommer i den rigtige stemning

  • Lav selv påtvungne deadlines.

Kom i gang allerede i dag.

DU KAN – DU TØR – DU VIL!