Hvordan får du mere tid i hverdagen?

Af Lars Ulrik Jeppesen, Karriererådgiver, CA

Få mere tid i hverdagen til de ting, du gerne vil nå, og lær at prioritere din tid, således at du sætter dig effektive mål.

Hvordan får du mere tid i hverdagen?

Personers effektivitet bliver ofte beskrevet som én stor samling af mange forskellige faktorer. Når spørgsmålet falder på, hvad der skal til for at få mere tid i hverdagen, så er svaret derfor ikke entydigt. I arbejdet med den personlige effektivitet fokuserer vi på personligheden, og hvordan han/hun arbejder effektivt. Det der virker for person X, virker nødvendigvis ikke for person Y.

Hvis vi planlægger og administrerer vores tid bedre hver eneste dag, kan det lade sig gøre at opnå en større effektivitet i vores vante rutiner. Fx hvis du planlægger at tjekke dine private mails kl. 14:00 hver dag i 10 eller 20 minutter, i stedet for løbende, kan du bruge den resterende tid til de ting, du skal nå. Nedenfor ser du et regnestykke for, hvad du kan spare af tid, hvis du formår at administrere dine opgaver på henholdsvis 10 og 20 minutter hver eneste dag.  Faktisk kan du ”tjene” næsten to arbejdsuger på et år.

Hvad er det så, vi kan rykke ved?

Indenfor Time Management er der fokus på de punkter, der er vist i denne figur.

Bliv mere effektiv allerede i dag med denne tjekliste:

  • Effektive målsætninger: Betyder at formulere mål mht., hvad vi foretager os og ikke mindst at sætte mål for de ting, vi gerne vil nå. Husk at skrive målene ned. 

  • Effektive prioriteringer: Handler om at have fokus på at tage sig tid til at løse de opgaver, der er vigtige og ikke bruge alt sin tid på at løse de opgaver, der haster. ,

  • Effektiv tidsanalyse: Betyder at reflektere over, hvad du dagligt bruger tiden på. Se om du kan ændre noget i din dagligdag, der kan skabe positive forandringer og dermed gøre dig mere effektiv.

  • Effektiv planlægning: Før du laver din planlægning, skal du have styr på de tre ovenstående punkter. Jo bedre du planlægger, jo mere er du på forkant med, hvad der kommer til at ske.

  • Effektiv skemalægning: Planlægningen er intet værd uden skemalægningen. Her skal du se på, hvornår de forskellige opgaver skal løses. Derfor har du brug for at vide, hvor mange delopgaver der er, hvor lang tid du skal bruge pr. opgave, hvad der er brug for af pauser, og hvor meget du regner med at blive afbrudt. Når du har disse informationer kan du ’plotte’ din planlægning ind i et kalendersystem.

  • Effektiv håndtering af afbrydelser: Du skal kende til dine indre og ydre tidsrøvere for at kunne tage stilling til, hvad du vil gøre for, at de fylder mindre.

  • Effektive møder: Hvis du/I bruger for meget tid ved møder, kan I blive mere effektive ved at ændre på mødedisciplin, forberedelse, afholdelse, samspil mellem mødeleder og referent etc. 

  • Effektiv informationshåndtering: Bruger du for lang tid på at lede efter informationer? Overvej, om du kan samle dokumenter, filer eller papirer ét sted og dermed skabe overblik. Kan du opfinde systemer, der letter denne proces? 

  • Effektiv delegering: Har du denne mulighed, men er du ikke effektiv nok? Se nærmere på, hvordan du delegerer, hvad du delegerer, og om du kan frigøre ressourcer ved at delegere mere. Det kræver ofte tillid og tiltro til andre, og måske er det hér, ’skoen trykker’?

  • Effektiv håndtering af udskydelser: Har du tendens til at udskyde vigtige opgaver og opfinde overspringshandlinger, er det nok her, du skal tage fat. Se, om der er tid at spare og effektivitet at vinde her? 

  • Effektiv teameffektivitet: Arbejder du meget i teamet, er det væsentligt at analysere, om teamet også arbejder effektivt, eller om I her kan forbedre ting. Det nytter ikke noget, at I er effektive hver for sig, men ineffektive som et team. 

  • Effektive holdninger: Hvis du ved, hvad der skal gøres, og ligeledes har ressourcerne (kompetencerne) til at ændre ved ting, så er det ofte i holdningsbearbejdelsen, at du kan finde de store fortjenester. H. Ford sagde engang: ”Uanset om du tror du kan ikke kan, så får du ret”. Dermed fik han sagt det meget enkelt – vores største blokering og udviklingspotentiale ligger i vores holdninger og i vores vaner.

God udviklingslyst!