Styr din hverdag

Af Ole Strand, kommunikationskonsulent, CA karrierepartner og a-kasse

Bliv bedre til personlig planlægning og til at styre en hektisk hverdag. 

Ham, der er dårlig til at sige fra. Hende, der hele tiden bliver forstyrret i kontorlandskabet.

  • Eksperten, som kollegerne hele tiden spørger til råds.
  • Den nyuddannede, som har svært ved at vurdere tidsforbruget på sine opgaver.
  • Karrierekvinden, der også hænger på hele hjemmefronten.

Det er nogle af dem, der har brug for at få bedre styr på sin hverdag..

"De fleste har en travl hverdag med masser af spændende opgaver både på jobbet og derhjemme. Du kan få lige så mange opgaver du vil. Men hvis du ikke skal drukne i arbejde, er det vigtigt, at du har styr på dine succeskriterier på jobbet og  privat. Hvor mange opgaver har du, hvor lang tid skal du bruge, og hvordan skal de prioriteres. Så får du også bedre overblik over, om du har tid til at påtage dig mere", siger Dorthe Almdal, der er karriererådgiver i CA.

Bliv tidsrealist

Folk kan opdeles i tre typer, når de skal vurdere tidsforbruget på en opgave: Tidsoptimisten, tidspessimisten og den mere sjældne type, tidsrealisten, mener Dorthe Almdal.

"Optimisten kommer tit i tidsnød, fordi han siger ja til mere, end han egentlig har tid til. Pessimisten lægger rigeligt med tid ind til opgaven, og bliver færdig i god tid, men får måske også sagt nej til fl ere opgaver end nødvendigt. Det svære er at ramme lige imellem og være tidsrealisten, der afsætter præcis den tid, der skal til", siger Dorthe Almdal.

For at være tidsrealist, er du nødt til at se kritisk på hver enkelt opgave, der kommer ind, og give et realistisk bud på, hvor lang tid det vil tage. Derefter må du vurdere, om du har tid til at lave den i forhold til dine andre opgaver og den tidsramme, der er for opgaven.

Få prioriteret opgaverne

Men du skal også vurdere om opgaven er vigtig for dig, og om den skal prioriteres i forhold til dine andre opgaver.

"Den, der komme med opgaven vil altid synes, at det er vigtigt at du laver den. Men se kritisk på den. Hvis du har god tid, kan du godt være serviceminded og tage opgaven. Men hvis du egentlig ikke har tid, så prioriter den fra. Det er måske ikke en mulighed, hvis for eksempel din chef kommer med  opgaven, men så må chefen prioritere, hvad der er vigtigst", siger Dorthe Almdal.

Arbejder i en afbrydelseskultur

Det er ikke kun opgaver, der tager tiden. En normal arbejdsdag er fyldt med afbrydelser og tidsrøvere, som gør arbejdstiden ineffektiv.

"Vi arbejder i en afbrydelseskultur, hvor der hele tiden kommer nye henvendelser, informationer og opgaver, som du skal forholde dig til. Telefonen der ringer, ny mail i indboksen, eller kollegaen der lige stikker hovedet ind for at spørge om noget. Hver gang du bruger tid på en afbrydelse, koster det minimum 2 minutter at skifte fokus i forhold til den opgave, du er i gang med. Så jo flere gange du lader dig afbryde, jo mere tid spilder du", siger Dorthe Almdal.

Luk ned i perioder

Løsningen er at begrænse afbrydelserne, så du får frirum til at arbejde uforstyrret. En men effektiv start er, at ændre på indstillingerne til dit mailsystem.

"Slå ny-mail-funktionen fra, og nøjes med et samlet mail-tjek et par gange om dagen. Opret regler, så forskellige typer mails, f.eks. nyhedsbreve ryger i forskellige mapper, som du så kan læse, når det er relevant for dig. Luk telefonen af og luk døren, hvis du har brug for fred – og sørg for at kollegerne respekterer det", siger Dorthe Almdal.

Hvis du sidder i et kontorlandskab, er der ikke nogen dør at lukke. Nogle steder sætter man et rødt skilt op ved sin plads, hvis 'døren er lukket', og et grønt, hvis 'døren er åben', og det er ok at forstyrre. 

Giv en tandlægetid

Det kan være svært at skabe et frirum uden afbrydelser. Kolleger kommer ofte forbi og vil lige bruge fem minutter af din tid, som så tit bliver til mere. En løsning kan være at indføre tandlægetid til den slags 'har-du-lige-et-øjeblik'-møder.

"Hos tandlægen kan du ikke bare lige komme ind af døren og få tid. Du får en afmålt tid på et bestemt tidspunkt. Tager det, længere tid, end der er afsat, må der aftales en ny tid. Det er ok, at tage de fem minutter med det samme, hvis det passer ind i arbejdet. Ellers så find en tid senere på dagen, hvor det passer bedre. Og gør det klart at der er afsat en bestemt tid til opgaven. Hvis det tager længere tid, og du skal i gang med noget andet, så må de få en ny tid og vende tilbage senere", siger Dorthe Almdal. 

Sæt realistisk tid på opgaven

  1. Hvad skal der laves?
  2. Hvad går opgaven ud på?
  3. Hvad skal der til for at løse den?
  4. Har jeg lavet en tilsvarende opgave før?
  5. Hvad var tidsforbruget dengang?
  6. Hvordan adskiller opgaven sig fra sidst?
  7. Hvor lang tid tager det så? Skal opgaven prioriteres? Vurdér altid om opgaven er vigtig for dig. Er det en opgave, som hjælper dig med at nå dine mål?

Opdel dine opgaver i fire kategorier

  1. Vigtig og haster.
  2. Vigtig, men haster ikke.
  3. Ikke vigtig, men haster.
  4. Ikke vigtig, og haster ikke.

Dine vigtigste prioriteter bør altid være opgaverne i kategori 1 og 2 – medmindre din chef beder dig prioritere anderledes.


Læs flere artikler om Time Management >