Ekspeditionsledelse for ledere af programmer og projekter

Af Nils Bech, Dipro.dk

For mennesker i programmer og projekter er egen adfærd og udvikling en ekspedition ind i ukendt land. Vi kan nemlig ikke vide, hvordan vi selv eller andre vil reagere på heltuforudsete udfordringer.

Ledelse af mennesker i programmer og projekter er med andre ord ledelse af en ekspedition, og der er hvide pletter på landkortet, som trænger til at blive opdaget. Men der er også steder, som faktisk er betrådt. Vi har bare ikke hørt om dem, så vi har ikke kunnet forberede os på dem end sige lært at håndtere de udfordringer, de giver os.

Styring og ledelse

Denne artikel giver dig nogle vink om, hvordan tavse erfaringer kan blive til aktiv læring for alle i og omkring programmer og projekter. Så lad os indlede med at se på forskellen på at styre programmer og projekter og at lede

Styring af programmer og projekter omfatter alt det, som gør, at der overhovedet er tale om et projekt – projektets eksistens så at sige. Fx faglig ekspertise, økonomi, tid, planer og koordinering; under ét management. Ledelse af mennesker omfatter til gengæld det, som i den sidste ende afgør projektets succes. Fx relationer, motivation, personlig udfoldelse, engagement – og læring!

For at holde fokus på læring forudsættes her, at de faglige ekspertiser grundlæggende er ok, hvad jo typisk er tilfældet. Man kan, hvad man skal kunne for at løse opgaverne i det aktuelle program eller projekt – eller finder ud af det undervejs.

Om man ved tilstrækkeligt, om man vilgøre det fornødne, og om man faktisk gør det, er noget helt andet. Det er her, den ledelsesmæssige udfordring ligger. Det er her, programmer og projekter bliver ekspeditioner!

Programmer, projekter og ekspeditioner kaster man sig ikke ud i uden forberedelse, og et kick-off-møde er jo også en ret udbredt måde at sætte stemningen på og give de indledende informationer. Ved moderne ekspeditioner går man imidlertid nogle skridt videre: Der anlægges base-camp og slutdepot. Desuden udlægger fly depoter på den formodede rute.

Programmers og projekters base-camp/kick-off handler på ledelsessiden om at lære sig selv og hinanden at kende og finde sine roller i miljøet. Men på base-camp har programmer og projekter gode muligheder for også at udlægge både slutdepot og depoter til brug undervejs mod målet:

Slutdepotet er jo der, hvor målet er nået og erfaringerne undervejs er gjort op. Så hvilke mål er det, vi gerne vil nå for eget og for fællesskabets vedkommende? I hvilken form vil vi aflevere vore erfaringer, så de også bliver brugt af andre. Husk lige her: 

Om læring ved vi, at først når erfaring har vist sig at gøre nytte i praksis, har vi lært andet end teori!

Tilbage til det med målene: Formulér foreløbige mål som realistiske resultater af personlige og fælles visioner sammenholdt med allerede eksisterende potentialer for udvikling.

 

Virtuel rekognoscering fra mål tilbage til nu

Vi vender tilbage til målene et par gange endnu. Nu har vi lagt mål og erfaringsopsamling i slutdepot, selv om vi stadig befinder os inden døre i base-camp. Og her bliver vi, mens vi udveksler erfaringer fra tidligere ekspeditioner om, hvordan den situation var at være tæt på målet, men altså ikke helt at have nået det endnu. Fx som de fandens karle vi var, efter at være kommet så langt, hvordan lykkedes det for os at holde hovedet koldt og undgå at falde i rutinefælden?

Vi befinder os fortsat i base-camp mens vi udveksler oplevelser fra tidligere programmer og projekter.

For ekspeditioner – lige som for programmer og projekter – gælder det om at erobre nyt land, her personligt og i fællesskabet! Det er en udfordring, til vores trang til at gøre som vi plejer, at opgaven nu er at gøre noget nyt.

Oven i det er vi forskellige personligheder. Nogle er mere til bevarelse, andre til fornyelse: Konflikter opstår. Hvordan brugte vi dem sidst konstruktivt og innovativt? Hvordan undgik vi, at de udviklede sig til kriser? Hvis det skete, hvordan tacklede vi så dem? På den måde bevæger vi os på samtalebasis tilbage til ekspeditionens udgangspunkt mens vi udlægger depoter af erfaringer og metoder, som vi vil drage nytte af, når først vi har sat endelig af til programmet eller projektet.

Men det er jo bare gode eksempler på depoter. Der kan være så mange andre. Fx i tilknytning til milepæle eller andre standardiserede faser, hvor vi erfaringsvis (!!) ved, der er noget at hente. Men vi skal lige ha’ udlagt et depot mere – et klassisk:

Prøve/fejle! Det kommer vi heller ikke udenom. Vi er jo i gang med noget nyt, som vi først lige må finde ud af, og samtidig skal vi tage beslutninger, der vanskeligt lader sig omgøre. Så fejl er ikke til at undgå, når nyt land skal betrædes. Det, det gælder om, mens vi sidder her i varmen, er at lægge grundlaget for en konstruktiv fejlkultur. Hvilke erfaringer kan vi bruge for at skabe en sådan?

Klar til at være klar

Det var det. Eller så langt vi kunne nå, vores evner pt. til at udtrykke os, lytte, forstå og vælge mellem ideer og muligheder taget i betragtning. Her er sikkert også basis for læring, og chancerne skal nok vise sig. Først ligger der nemlig to spørgsmål til besvarelse, inden vi spænder rygsækken på:

1. Hvordan ser de konklusioner ud, som vi kan drage pga. de indsamlede erfaringer? Hvilke redskaber har vi deponeret, hvor gode er de, og mangler der nogle?

2. Hvilke justeringer af vore mål i op- eller nedadgående retning inden for programmets eller projektets formål giver konklusionerne anledning til?

Erfarne ekspeditionsledere og deltagere er enige om, at

alt, hvad der kan indhentes viden om, tages forholdsregler mod – bare indstille sig på – inden afgang, øger overskud til også at håndtere det uforudsete.

Nu kender vi både retningen for bestræbelserne, og vi har optimal oversigt over det terræn, der skiller os fra vore mål. Vi har de bedste odds for den indsats, som ligger foran os.

Hvis vi for eksemplets skyld holder os til de tre nævnte depoter, er udfordringen nu at tilbagelægge distancen mellem dem – med de svinkeærinder virkeligheden byder på – under udfoldelse af den energi og entusiasme, en god forberedelse giver.

Tag læring alvorligt– før, under og efter!

Hver gang vi kommer til et depot, holder vi en pause – time-out – hvor vi giver os tid til at samle gjorte erfaringer op, sammenholde dem med de, der ligger i depoterne og måske raffinere på redskaberne, inden vi drager videre til næste depot: Her fra prøve/fejle over midtvejskrise til rutinefælde. Ved målet erkender vi med en vis sandsynlighed, at selv om vi justerede det, inden vi drog afsted, har målet ændret sig undervejs. Vi har brugt erfaringerne, vi har lært noget, vi har forandret os og vore relationer – naturligvis til det bedre.

I slutdepotet erkender vi betydningen af, at det ikke er ligegyldigt, i hvilken form erfaringer deponerets. Så også her lærer vi – og forbedrer.

Efterskrift

Hvad nu hvis virkeligheden fører os uden om et depot? Ja, der er vi jo heldige, for programmers og projekters depoter er jo virtuelle – vi har dem med os hele tiden. De fylder godt,men de er ikke tunge at bære på!

 


Referencer

Virtuelt at bevæge sig fra mål tilbage til udgangspunkt kalder fagfolk ”backcasting”. Læs mere om backcasting

Denne artikel har tidligere været bragt i Projektledelse - medlemsblad for Dansk Projektledelse.

Dansk Projektledelse er en af CA's samarbejdspartnere.

Danskprojektledelse.dk

Niels Bech
Konceptdesigner og ledelsestræner gennem 40 år med erfaring fra programmer og projekter i forsvaret og førende erhvervsvirksomheder.