At forhindre overraskelser, må ikke blive vigtigere end målet

Af Lise Damkjær - Civilingeniør, proceskonsulent

Hvis du prøver, at forudse alt i projektet og undgå overraskelser, må det uundgåeligt føre til micromanagement og stress. Det er ikke turbulens i verden, der skaber uro i os, men vores uro, der skaber turbulens i verden.

Mange projektledere har en stresset hverdag og der er tilsyneladende ingen ende på alt det, der burde tages hånd om.

Det må uundgåeligt må føre til både micromanagement og stress, hvis du som projektleder skal kunne forudse projektet og undgå overraskelser. Hvis der sker noget uforudset, opfattes det som dårlig planlægning eller dårlig projektstyring – under alle omstændigheder falder det tilbage på projektlederen. Hvilket faktisk ikke er fair.

Følg planen - eller nå målet?

Når projektlederen stresses, risikerer hun at miste fokus på målet og nøjes med at fokusere på, at planen overholdes. Det var selvfølgelig meningen med planen, at den skulle være den nemmeste vej til målet, men netop når noget uforudset sker, bliver denne antagelse sat under pres – hvad er nu den nemmeste vej til målet? Det er faktisk vigtigere at nå målet end at følge planen.

At følge planen, når noget uforudset er sket og planens forudsætninger ikke holder, koster ressourcer – og giver stress. Det er ikke fordi verden er kompleks, men fordi vi er bange for at blive overraskede. Det er ikke turbulens i verden, der giver os uro; men vores uro, der skaber turbulens i verden. Som projektledere hører vi ofte at vi skal være proaktive; men det er faktisk vigtigere at vi ikke forfalder til micromanagement og i stedet er rummelige ifht muligheder for at opnå målet.

Projektledelse bør betyde at gennemføre projektet til aftalt tid, pris og kvalitet – altså nå målet. Også når planen viser sig ikke at være den nemmeste vej. Så kræver det projektlederens overblik og fokus på målet at udtænke nye veje til at nå målet. Og at hun tager sig tid til det. Derfor er projektlederens ro en uvurderlig ressource for projektet, udover den åbenlyse vigtighed for projektlederens helbred. Det er ledelserne, PMO’erne og organisationerne, der har ansvar for at skabe denne ramme om projektet.

Som projektledere kan vi bidrage med uvurderlige ressourcer til projektet samtidig med at vi mindsker vores egen stress ved at:

Træn din indre ro – den er vigtig

Indre ro mærker vi som stilhed inde i hovedet og som stilhed i kroppen – ikke bare at vi kan sidde stille; men at vi ligefrem nyder det. Vi har allerede hver især et ”mønster”: situationer, der hjælper os til at finde den indre ro. Dem kan vi blive opmærksomme på – og gøre mere af.

Fx løbeturen, vinterbadet eller yndlingsmusikken.

Vi kan også træne vores indre ro ved at meditere. På nettet findes mange typer guidede meditationer – både hvor man sidder stiller eller hvor man bevæger sig (fx qui qong). En meget enkel meditation er at sætte uret til fx 2 min, sætte sig godt tilrette, lægge mærke til vejrtrækningen: IND – UD – IND – UD. Når tankerne pludselig er på noget andet – og det er de – så bare vende tilbage til IND – UD – IND – UD. Til uret ringer. Mærk stilheden i hovedet og i kroppen. Mærk at du nu tænker bedre. Det tager kun 2 minutter – og kan også gøres på kontorstolen. Hvad er det værd for projektet at du tænker bedre?

Jo, der vil komme overraskelser

Det er svært. Vi ved jo alle sammen, at der undervejs i projektet vil ske noget, vi ikke havde forudset. Som oftest oplever vi det som negativt, fordi det kom bag på os; men der kunne jo også ligge en mulighed i det. Vi kan italesætte det hhv formelt og uformelt – det er bedst at gøre begge dele, hvis det kan lade sig gøre i situationen.

Formelt: Det ville være dejligt at kunne starte samarbejdet med kunden, projektgruppen og de øvrige samarbejdspartnere med at kunne sige: ”Ja, vi er jo enige om at der nok på en eller anden måde undervejs i projektet sker noget, vi ikke havde set komme. Det har vi erfaring for. Så jeg foreslår, at vi allerede nu aftaler hvad vi gør, når det opstår. Vi sparer lidt tid og ressourcer her up front ved ikke at planlægge for detaljeret,, men i stedet gør os nogle overvejelser om de største trusler hhv muligheder på vej mod målet – så vi har tænkt tanken, men ikke egentlig planlagt den. Når det uforudsete sker, giver vi hurtigst muligt de relevante parter besked – og indkalder til en fælles refleksion, hvis der er behov. Refleksionen består i at vi sætter os til bordet, trækker vejret, tager situationen som den er og reflekterer over: Hvad er NU den nemmeste vej til målet? Jeg har et værktøj, vi kan bruge til refleksionen, hvis vi har brug for det.”

Hvis det ikke bliver til første møde, så kan det jo stadig tages op på et senere møde – og det er lettere at tage op inden det uforudsete sker, end når det er sket.

Uformelt: Vi kan finde vores egen løse formulering, som vi kan bruge jævnligt, så vi vænner folk omkring os til tankegangen. Fx: ja, der kommer jo før eller siden en slæde på tværs... – så tager vi den derfra.

Invester i at skabe personlige relationer til interessenter

Sørg for at at skabe personlige relationer til interessenterne i projektet. Når vi kender hinanden, kan vi meget lettere nå frem til en løsning på et uforudset problem

En projektleder jeg talte med, fortalte mig at hans projektperiode pludselig blev skåret ned fra 2 år til ½ år og ydermere skulle hovedleverandøren ikke være et dansk firma som ventet, men et spansk. Pyh den besked kunne nok give sved på panden. Han besluttede sig for at erstatte emails med telefonopkald – umiddelbart virker det som unødigt tidsspilde, men hans erfaring var at samarbejdet gik meget bedre, når de aftalte det pr telefon og at de fangede en masse misforståelser undervejs.

Projektet skred hurtigere fremad, fordi han opbyggede relationer. Vi ved jo godt selv, hvordan vi prioriterer en mail, hhv en telefonsamtale, hhv en personlig samtale – det gør vores samarbejdspartnere også. Når det uforudsete sker, er det for sent at opbygge relationen. Den skal opbygges på forhånd, så vi stille og roligt kan sætte os om bordet med tillid til hinandens intentioner, acceptere at situationen er som den er og drøfte hvordan vi får det bedste ud af det.

Når det uforudsette sker ...

Når det uforudsete sker, må vi ikke fristes til at fokusere på hvis skyld det er – det må vente til evt forsikrings- og ansvarsspørgsmål. Nu skal de relevante parter samles om bordet – og i fællesskab konstatere at situationen nu faktisk er, som den er. Det kræver en enorm ro og autoritet af projektlederen – man skal selv tro på at den bedste vej frem mod målet er at tænke nyt nu. Så er det godt at have trænet sin evne til indre ro. Og kunne smitte med den til de andre.

For at komme videre skal der lægges op til refleksion: en undersøgende åben samtale om hvilke muligheder, der måtte være. Til den refleksion er Projektlederspillet nyttigt. Men vi kan selvfølgelig også reflektere uden. Det overordnede tema er: Situationen er, som den er – hvad er NU den nemmeste vej til målet? Det kan være en god hjælp at hver deltager får tid til at reflektere udfra netop sit perspektiv. Giv tid til at tænke højt. Aftal at hver deltager ”ejer sin sandhed”, dvs giver sin vurdering af situationen og mulighederne for at opnå målet. Brug gerne nogle åbne spørgsmål som fx: Hvad er det heldigste, der kunne ske lige nu? Hvilken box skal vi tænke ud af? Hvad kunne være en uset mulighed i projektet ligenu? Hvordan kunne projektet overraske kunden positivt? Refleksionen tager nogle få timer – hurtigt sparet ind igen, når den gode løsning er fundet i fællesskab og når projektlederen ikke behøver at blive stresset af om noget uforudset sker, men bare skaber rum for refleksionen.

God fornøjelse med at se overraskelserne i møde med rolig nysgerrighed!

Kilder:

  • Projektledelse i løst koblede systemer af Søren Christensen og Kristian Kreiner
  • Fejl i byggeriet? af Kristian Kreiner og Lise Damkjær

www.Projektlederspillet.com

 

 

Lasse Borris Sørensen, CEO og agil coach i Plan A Projects