Full engagement 3: Mental energi

Af Bent Kock Nielsen, Implement Consulting Group

Dette er den tredje artikel i serien om Full Engagement, der handler om at tage ansvar for dig selv og dit eget liv. Denne gang handler det om mental energi.

Du sidder i bilen på vej hjem fra rideskolen med begge børn på bagsædet. Det har været en travl dag, og der er stadig lige en vigtig samtale, der skal gennemføres på mobilen. Pludselig siger din niårige: ”Mor, bare så du ved det, så kommer vi snart til det der sted, hvor din mobil ikke virker. Du må hellere snakke færdig nu.”

Konkret feedback fra barn til mor. Vi kender alle det der med at være i gang med en samtale, mens vores tanker i virkeligheden er et helt andet sted. Eller at føre en telefonsamtale, mens vi samtidig lige svarer på en mail. Når vi gør det, er vi ikke fokuserede på nogen af delene, og før eller siden vil enten samtalen med den person, der sidder i den anden ende af røret, eller den mail, vi er i gang med at skrive, bære præg heraf.

Mental kapacitet er det, vi bruger til at organisere vores liv og fokusere vores opmærksomhed omkring de opgaver, vi skal løse, de samtaler, vi skal føre, eller de mennesker, vi skal møde. Intet forstyrrer vores evne til at gøre netop dette mere end vores manglende evne til at fokusere.

Mental energi handler om evnen til at fokusere. At gøre en opgave færdig, før man kaster sig over den næste. At vise nærvær i relationer og samspil med kollegerne – og med alle mulige andre vigtige personer i ens liv. Mental energi handler i høj grad også om fokus. Og fokus betyder ganske enkelt energi koncentreret omkring opnåelsen af et bestemt mål. Alt, der forstyrrer fokus, spreder energien.

Du kan for eksempel opleve at have fokus på en opgave, som du sidder med alene. Du sidder med den mest komplicerede udregning, rapport, tilfredshedsanalyse, eller hvad det nu er, og har stille og roligt arbejdet dig ned i den dybeste koncentration.

Du er totalt opslugt af opgaven, dine evner matcher til fulde opgavens kompleksitet, du er i ’zonen’ eller i ’flow’, som det er beskrevet af den ungarske professor Mihaly Csikszentmihalyi, der på University of Chicago har forsket i begrebet.

Når vi er i flow, oplever vi, at vi er ét med omgivelserne. Det er det sted, hvor udfordringer og kompetencer mødes, og hvor vi føler os engagerede og fokuserede og uden fornemmelse for tid. Oplevelsen af at være i flow opstår både på jobbet og i fritiden, i selskab med venner og familie, eller når vi dyrker en fritidsbeskæftigelse, vi holder af. Med andre ord er du fuldt fokuseret og fuldt til stede her og nu.

Så ringer telefonen! Du tager den. Det er en af dine medarbejdere, der har behov for at drøfte en udfordring med en af jeres vigtige kunder. Selvfølgelig, du lytter og tager stilling. Det tager et kvarters tid at snakke situationen igennem og finde en løsning. Du lægger røret og vender tilbage til din vigtige opgave. Kun for at opdage, at magien er brudt, og at din koncentration og dit fokus er forsvundet. I stedet skal du nu bruge tid på at finde tilbage i opgaven. Flere studier har nemlig vist, at det tager helt op til 23 minutter at komme på det samme koncentrationsniveau igen efter en forstyrrelse som den nævnte. Fordi alt, der forstyrrer fokus, spreder energien.

Hvor mange forstyrrelser får vi på en dag?

Det er umuligt at sætte tal på, for de fleste af os forstyrres konstant. Mange af os sidder i storrumskontorer, hvor vi skal være gjort af et særligt stof for ikke at miste fokus. Samtaler hen over bordene, telefoner, der ringer, og folk, der går forbi. Det bliver lidt af en kamp at holde energien samlet omkring én ting, og vi kommer lettere til at lave fejl, når vores koncentration er svækket, og vi er forstyrret af støj og aktivitet i rummet.

Rent fysisk kan der på arbejdspladsen gøres meget for at give medarbejderne mulighed for at holde fokus. Hvor det er muligt, kan storrumskontorer kombineret med mulighed for møderum og stillekontorer være en rigtig god løsning. Her kræver det så til gengæld, at man som kolleger bliver enige om, hvordan de fysiske rammer skal benyttes, og at man får indarbejdet de rigtige vaner for at understøtte den mest optimale adfærd.

Mødekultur

Fokus kan også være det, du oplever på et møde. Lad os kigge på mødekulturen i danske virksomheder, og lad os begynde med din hverdag:

Hvor mange møder har du på en dag? Hvor lang tid er der mellem møderne? Har du nogensinde haft oplevelsen af at gå fra Møde 1 direkte til Møde 2 og faktisk ikke rigtig være klar til den nye agenda, fordi du ikke helt har sluppet det første møde endnu? Så du starter Møde 2 uden at være fuldt til stede – og hvis det er tilfældet med dig, er sandsynligheden for, at det samme gælder for en eller flere af de andre deltagere, stor. Det vil sige, at de tilgængelige ressourcer på mødet ikke er optimale, og der er måske oven i købet risiko for, at I ikke kommer til at lykkes med det, der var mødets formål, træffe en beslutning, løse et problem eller lignende. Og så er I nødt til at indkalde til et nyt møde senere, for sagen skal jo klares. Det er ikke ligefrem en effektiv udnyttelse af nogens tid.

Og det var bare dagens to første møder … det er ikke ualmindeligt, at de mennesker, vi arbejder med, har 5-6 møder på en dag, og hvis vi følger den beskrevne tendens, kan vi bare gætte på, hvilken kvalitet møde 6 har allersidst på dagen.

Et andet scenarium, når vi snakker om mødekultur, kan være følgende: du sidder til møde sammen med syv andre. Mødearrangøren har ikke været helt klar på, hvem der reelt var brug for til mødet, og har derfor inviteret et par ekstra personer med en perifer rolle – for en sikkerheds skyld. Mødet bliver ikke fokuseret, og det får dig til lige at tjekke din telefon for, om der er kommet en sms eller en mail. Mens de andre nu alligevel taler om noget, der ikke kræver input fra dig.

Tilbage til mødet: Hvor var det nu, vi var kommet til? Nåh ja. Mødet er langt. Mere end to timer. Der er ingen pause indlagt, for ”vi skal lige have truffet den beslutning”. Der er kun kaffe til deltagerne, ingen vand eller gode snacks, og alle bliver siddende på stolen hele mødet igennem. Selvom du er træt, bliver du siddende, og dine tanker begynder nu at kredse sig om det næste møde, som venter umiddelbart bagefter. Hvordan skal du nå det hele?

Refleksionsspørgsmål

  • Hvordan er mødekulturen der, hvor du arbejder?
  • Hvor mange har typisk mobiltelefonen liggende på bordet foran sig og tjekker jævnligt for beskeder?
  • På hvor mange møder af mere end en times varighed er der tænkt i pauser (mini-restitution ) – i ”energizers” og i forsyninger (snacks, vand, etc.)?
  • Tænker I på at lægge bare 10 minutters pause ind mellem to møder for at ”rense” hjernen og kunne træde ind i det næste møde med nærvær og fokus?
  • Hvad ville efter din mening være det bedste, I kunne gøre for at skabe en (endnu) bedre mødekultur i den virksomhed, hvor du arbejder?

Nærvær

At kunne skabe nærvær i en samtale er en helt fantastisk kvalitet. Du kender sikkert en god kollega eller en god ven, som har den der helt specielle evne til at skabe en usynlig ”boble” omkring jer, når I står og taler sammen. Helt og aldeles optaget af jeres samtale, og det føles, som om I kunne stå midt på Hovedbanegården og have denne intense samtale, uden at nogen eller noget ville kunne forstyrre jer. Evnen til at være fuldt ud til stede her og nu. Det er, når vi møder den evne i andre mennesker, at vi føler os vigtige. At vi føler, vi er værd at lytte til. Omvendt giver oplevelsen af manglende nærvær os den modsatte følelse. At vi ikke er værd at lytte til, at bruge tid på, at give opmærksomhed.

Manglende nærvær er, når vores opmærksomhed mest er ude i fremtiden hos det, vi skal nå. Eller tilbage i fortiden hos det, vi burde have gjort. Så er vi sjældent helt til stede og går glip af det, som nærvær er. Nærvær og fokus på den opgave, vi er i gang med. Nærvær og opmærksomhed på de mennesker, vi er sammen med.

Vi har sikkert alle oplevet at have en samtale med en person, som siger: ”mmmm, mmmm, ja, ja,” samtidig med at øjnene søger mobiltelefonen eller følger en aktivitet et andet sted i rummet. Eller have en telefonsamtale med en anden, hvor det virker, som om vedkommende følger med i samtalen, men pludselig hører du den stille lyd af fingre, der klikker rundt på pc-tastaturet. Det er muligt, at vedkommende godt kan gøre begge dele: deltage i samtalen OG skrive en e-mail, for multitasking er muligt, men det sænker kvaliteten i udførelsen af begge de ting, du er i gang med. Og begge dele tager formentlig længere tid. Så din e-mail tager længere tid at skrive og har sikkert flere slåfejl, og i hvert fald er der ingen tvivl om, at den, der sidder i den anden ende af telefonsamtalen, føler sig meget lidt vigtig i situationen.

Det er derfor heller ikke mærkeligt, at manglende nærvær er en af hovedårsagerne til, at medarbejdere er utilfredse med deres ledere. Og at børn kan blive rigtig utilfredse med deres mor eller far …

Den travle mor fra starten af artiklen etablerede for eksempel efter feedbacken fra sit barn den vane at sætte mobiltelefonen på lydløs og lægge den i lommen på turen hjem og i stedet prioritere at tale med dem om deres dag. Nogle gange ligger løsningerne lige for, og selvom de synes enkle, har de stor effekt både for os selv og for de mennesker, der fylder vores liv. Nærvær er i høj grad en beslutning. Om at være her lige nu. Om igen og igen at træne sig selv i at skubbe uvedkommende tanker til side med et ”ikke nu”. Om at have øjenkontakt. Lytte til den, du taler med. Spørge ind og få responsen tilbage. Den ægte vare. Nærvær og tilstedeværelse er også at mærke vinden i dit ansigt på vej ud til bilen i stedet for kun at tænke på at komme ind i varmen og videre til det næste møde. Beslut dig for at være til stede. 

Mental energi næres af mental forberedelse, visualisering, effektiv timemanagement og kreativitet og af evnen til at tænke positivt.

Fysisk-, følelsesmæssig- og mental- energi tager alle næring fra hinanden. På det fysiske niveau gør træthed på grund af for lidt søvn det vanskeligt at koncentrere sig. På det følelsesmæssige niveau bremser følelser som angst, frustration og vrede vores fokus og underminerer vores evne til at forblive optimistiske.

Hjernen er plastisk, dvs. den fungerer som en muskel, der kan trænes og slappes, alt efter om vi bruger den eller ej. Fordi hjerne og krop er så forbundet, kan selv moderat motion øge hjernens kognitive kapacitet. Den gør det ganske enkelt ved at hente mere blod og ilt til hjernen. Her har vi endnu en grund til at træne, til at sørge for at blodet ruller raskt i årene. Hjernen får altså også noget ud af at vi motionerer, at vi holder os i form.

Hvis man udsætter sig selv for kortvarigt stress, udsender hjernen adrenalin, der hjælper på hukommelsen. Gør man det over for lang tid, begynder hippocampus at skrumpe. Ligesom kroppen har hjernen brug for at komme sig efter stress. Når vi har tilegnet os ny viden og information, skal hjernen bruge tid på at bearbejde denne. Ideer opstår ofte, når vi ikke bevidst leder efter dem, derfor er det så vigtigt også mentalt at veksle mellem stress og restitution.

Multitasking

En af de ting, der i virkelig høj grad spænder ben for vores evne til at fokusere og være nærværende, er multitasking. Ordet betyder i al sin enkelhed ’at lave flere ting på samme tid’. Det lyder umiddelbart smart, fordi vi så kan få flere ting fra hånden på samme tid, og da tid netop er en af vores allermest knappe ressourcer, betyder det, at vi kan nå flere ting på kortere tid.

De oplagte situationer på jobbet er dem med at tjekke/skrive sms’er under mødet, at læse og svare e-mails, hver gang der lander en i indboksen, selvom du er i gang med at lægge budget, skrive rapport eller løse en anden opgave. Eller at tale i telefon, mens du kører bil eller skriver en mail. For mange af os er det herligt at være online konstant, fordi det giver en fornemmelse af at være i centrum af begivenhederne.

Med tiden har forskere imidlertid fundet ud af, at fordelene ved at multitaske er en myte.

”Multitasking gør dig dum og langsom” er titlen på en artikel af journalist Anne Mette Lundtofte. Her hævdes det, at ”i stedet for at spare tid, tager multitasking faktisk en masse tid fra os. Og i stedet for at gøre os mere effektive, gør den os dummere. Når vi multitasker mellem flere forskellige elektroniske redskaber, bliver vi så ’kognitivt overbelastede’, at vi ikke længere kan finde ud af at koncentrere os længere end nogle få minutter ad gangen.

Et studium gennemført af Marcel Just på Carnegie Mellon University i USA og publiceret i bladet Neuro Image viser ligeledes, at det at håndtere to opgaver på samme tid reducerer den hjernekapacitet, der er til rådighed for hver enkelt af dem. Forskningen viser også, at det ikke kun er hjernen, men også kroppen, der påvirkes af vores evige multitasking. Når vi laver mere end én ting ad gangen, udløses de stress -relaterede hormoner kortisol og adrenalin, og det slider på vores kroppe.”

Folk, der multitasker for meget, kan opleve forskellige advarselstegn såsom problemer med korttidshukommelsen, ændringer i evnen til at koncentrere sig eller huller i opmærksomheden.

  • Hvor mange gange har du multitasket i dag?
  • Hvilken effekt tror du, det har haft på dit nærvær i forhold til menneskerne omkring dig?
  • Hvilken effekt tror du, det har haft på din effektivitet i forhold til at løse opgaverne?
  • Hvad har du fået øje på, som kunne hjælpe dig til at øge dit fokus og andres oplevelse af dit nærvær ?

Mental kapacitet og tanker

Hvis vi har høj kapacitet på mental energi, evner vi at fordybe os i noget og koncentrere os om en opgave i lang tid. Samtidig evner vi at flekse mellem det indre og det ydre, mellem bredt fokus og snævert fokus, og at stimulere et skift fra hjernens venstre halvdel til den højre.

Har du nogensinde oplevet at finde løsningen på et stort problem, mens du lavede noget helt andet, hvor du ikke skulle tænke, for eksempel løb en tur, lavede havearbejde eller sang i brusebadet? Det skyldes skiftet mellem venstre og højre hjernehalvdel – resultatet af mental oscillation. Det er noget, som kan trænes, og som kan øge din mentale kapacitet.

Den mentale energi handler i bund og grund om tanker. De antagelser, vi har om vores omverden, er tanker. Det, vi siger, er baseret på vores tanker. Når vi får en sansepåvirkning, rammes vi allerførst af en følelse. Det foregår ét sted i hjernen og som en meget hurtig proces. Efterfølgende aktiveres andre dele af hjernen, hvor vores tanker skabes, og den proces tager længere tid. Når vi kun reagerer på vores følelser uden at have fået tænkt os om først, sker der noget hurtigt, men ikke nødvendigvis det, der er det bedste eller klogeste for os.

Det er en af årsagerne til, at mange mennesker arbejder med at tælle til 10 i det øjeblik, de rammes af en bestemt følelse. En helt simpel teknik for at give sig selv mulighed for at reagere på andet end blot instinktet.

Der er ingen tvivl om, at vi først og fremmest er styret af vores følelser, og følelserne kan vi ikke direkte ændre. Hvis du er meget vred, kan du ikke bare gennem en beslutning flytte den følelse og blive glad med et snuptag. Men til gengæld kan du ændre dine tanker. Og studier inden for kognitiv psykologi viser, at det ikke er muligt at have en negativ følelse, hvis du samtidig har positive tanker.

Det er ikke kun tanker og følelser, der påvirker hinanden, der er en tæt sammenhæng mellem vores tanker, følelser, adfærd og krop, Det essentielle budskab i forhold til den mentale energi er, at du ved at arbejde bevidst mentalt med positive tanker kan styrke din følelsesmæssige energi , der igen hjælper dig til at kunne fokusere på de vigtige opgaver og hjælper dig til at skabe ægte nærvær i dine relationer.

En sidste krølle på sammenhængen mellem tanker og mental energi er historiefortælling. De historier, vi fortæller os selv om os selv, er jo tanker eller en dialog med vores indre stemme. Afhængig af hvilken historie vi har om os selv, vil den kunne hjælpe os eller fastholde os i en bestemt følelse. Så en måde at arbejde bevidst med vores tanker er gennem de historier, som vi fortæller os selv – og de historier, som vi fortæller andre.

Hvis vi er dygtige til at fortælle historier, kan vi hjælpe os selv rigtig meget i forhold til den retning, vi gerne vil skabe for os selv. Så hvad kan vi konkret gøre for at øge vores mentale fokus?

Konsekvenserne ved ikke at være forbundet med det mentale energi niveau er dårlige beslutninger, lavere kreativitet, mindre villighed til at tage risici. De fleste af os er mentalt overtrænede.. Udfordringen for rigtig mange er restitution, nøjagtig som vi skal restituere ift. fysisk træning.

Nærvær, koncentration og fokus er vigtige komponenter i den mentale energi dimension, der som de øvrige energidimensioner kan betragtes som muskler, der skal trænes. Det handler om at give din fulde opmærksomhed til det, vi er i gang med – det handler om at beslutte sig for at være nærværende. Om det så gælder arbejdsopgaver eller legoklodser på gulvet sammen med børnene eller samtalen med en god ven. Du kan hjælpe dig selv med simple regler, for eksempel at du kun tjekker mails et par gange om dagen. At mobilen er slukket eller på lydløs, når du ikke vil afbrydes – for eksempel fra du kommer hjem, og indtil børnene er lagt i seng. Og væn omgivelserne til, at de ikke skal regne med svar på en mail inden for 10 minutter, men måske først inden for 24 eller 48 timer.

Bare fordi det er nemt, behøver responstiden ikke at være ultrakort, for det at svare på en mail betyder, at du afbryder det, du er i gang med og skal bruge tid på at komme ind i opgaven igen. Dermed har en mail, der måske kun tager fem minutter at skrive, hurtigt en tidsmæssig konsekvens på en halv time. Mange gange er telefonen et bedre redskab, for så bliver aftalen lavet med det samme, hvor en udveksling på mail hurtigt kan udvikle sig til 4-5-6 skriverier frem og tilbage, fordi hvert spørgsmål afføder fem nye, der skal besvares. Og helst med det samme.

Øv dig i at gøre én ting færdig, før du kaster dig over den næste. Og hvis du er gået kold i en opgave, der kalder på din venstre hjernehalvdel (for eksempel budgetanalyser i et regneark), så tag en pause fra opgaven og gå i gang med en anden, der stimulerer den højre hjernehalvdel (for eksempel brainstorm på kreative løsninger på et problem). Det styrker din mentale kapacitet. 

Meditation og åndedrætsøvelser er gode redskaber, der træner din opmærksomhed. Meditation er ikke alene en spirituel øvelse, men kan være en yderst praktisk metode til at træne opmærksomhed og fremme restitution. På dette niveau er der ikke behov for vejledning fra en guru. En udmærket grundlæggende meditationsteknik er blot at sidde roligt, trække vejret dybt og tælle alle udåndinger og så starte forfra, når man når til 10. Alternativt kan man vælge et ord  og gentage det, hver gang man trækker vejret ind. Regelmæssig meditation giver ro i sindet, følelserne og kroppen og fremmer energirestitutionen.

Meditation og andre ikke-kognitive discipliner kan også sænke hjerneaktiviteten og stimulere et skift fra hjernens venstre halvdel til den højre.

Men allervigtigst er pauserne – at du tillader dig selv mentalt ”at stemple ud”. Hold fem minutters pause en gang i timen og rens hjernen. Sid et øjeblik i bilen, inden du går til næste møde eller bærer indkøbsposerne ind. Giv dig selv lidt luft – og plads til at indstille dit fokus på det næste, du går i gang med.

Og glem ikke at fysisk træning efter en mentalt hård dag, er super mental restitution.