Gode relationer giver stærkere projekter

Af Sara Løchte, Chefkonsulent i Forsikring & Pension interviewer og Pia Bjergholt Ångman, Coach og konsulent i Winspire. 

Gå forbi, ring, rejs ud til … Lidt mindre skriveri: Projektlederen må hele tiden vælge den rette vej mellem stadig flere værktøjer, metoder og processer, der lokker til større succes i projekterne. Størst effekt opnås imidlertid ved ganske almindelige møder mellem mennesker.

Til Symposiet 'Projektledelse 2013' søgte Dansk Projektledelse en oplægsholder med særlig vinkel på det at prioritere at holde relationer levende i projekterne i skarp konkurrence med tiden: På anbefaling talte vi med Pia Bjergholt Ångman fra Winspire, velbevandret i ledelse og coaching, psykologi i erhvervslivet, i projektarbejdsformer – med speciale i kraftfuld kommunikation og gode relationer. Her er interviewet, hvor klassisk projektledelse møder nye toner:

Projektlederes primære opgave er at få leverancer i hus. Hvad er argumentet for at prioritere at dyrke relationer?

Vi er helt enige om, at projekter er sat i verden for at skabe benefit til forretningen. Projektlederen har en lang række midler til sin rådighed, hvor det hele tiden gælder om at vælge den bedste vej til målet. Og hvad er mest virkningsfuldt?

Fra omfattende internationale undersøgelser af Best Practice i over 80.000 projekter, ved vi, at metoder, værktøjer, processer vurderes at give lavere effekt, end evnen til at sætte visioner, skabe energi, motivere, skabe relationer og løse konflikter. Vi mærker det også hos vores kunder; projekter med isolerede tilværelser har ofte svært ved at få tilstrækkelig opmærksomhed og komme igennem i kritiske situationer, hvor imod der er langt mere åbenhed og imødekommenhed over for projekter, hvor der er skabt gode stærke forbindelser ind i forretningen og til omverdenen undervejs. Derfor anbefaler vi projektlederne at dyrke de vigtige relationer.

Både på kort og lang sigt kan det være adgangsbilletten til at få succes med projektet. 

Hvis projektet er godt i vej – er det så nødvendigt at bruge tid på at dyrke relationerne?

Uagtet at vi er godt på vej, vil der i langt de fleste projekter opstå kaotiske eller problematiske situationer undervejs, hvor vi får brug for hjælp. Vi skal ud at hente ressourcer, og det skal gå hurtigt. Her er det særdeles praktisk at have indledt kontakten, forinden vi banker på døren og beder om hjælp. Spørg dig selv; vil du uden videre give hjælp til en du ikke kender, der banker på din dør, og beder om dine egne i forvejen knappe ressourcer? Har vi som projektleder allerede forinden etableret den indledende vigtige gensidige tillid, og kan vi gå direkte til sagen, så behøver vi måske ikke en gang involvere styregruppen for at få mandat.

Gode relationer undervejs i projektet giver dig mulighed for at udvide dit synsfelt, skærpe dine budskaber og folde dit lederskab sig ud. Hvad enten det er gennem konstruktiv sparring eller når der ikke er enighed, og behovet opstår for at få sat nogle grænser, løse konflikter og skære igennem. Rigtig gode relationer tåler uenighed. 

Projektejere, styregruppemedlemmer og andre har jo øjnene stift rettet mod målet – hvorfor skal projektledere bruge så meget tid på relationer?

Projektlederen skal naturligvis have fokus på at skabe resultater. Og der skal skabes tillid i styregruppen til, at opgaven kan løftes. Ved eksempelvis at informere projektejer og styregruppemedlemmerne både i og uden for aftalte møder om elementer, der vedrører dem specifikt opbygges stærkere relationer, og dermed øges tilliden. Kendskab giver tryghed, og ingen bryder sig om overraskelser.

Det kan også give gode resultater at involvere projektejer og styregruppe i forhold til helt konkrete udfordringer, og bede dem bane vej i deres netværk til kontakter, der kan støtte projektet. Det giver større fremdrift, end hvis projektlederen slås alene. 

Hvem er det egentlig, projektlederen skal have særligt gode relationer til?

Et godt og sammenspillet projektteam er selvfølgelig afgørende. Der er en ledelsesmæssig udfordring. Derudover er der god fornuft i at få overblik over alle berørte parter (interessentanalyse). Når det er sagt, er det svært at få tid til at pleje alle, når det først går løs, og her er fem funktioner, som er absolut nødvendige for projektlederen at have god og jævnlig kontakt til under hele projektet:

  • Sponsor – den eller de der betaler – følg pengene!
  • Den ansvarlige for projektets påvirkning i forretningen
  • Den faktiske godkendere af projektleverancen
  • Super brugere – kan give dig uundværlig info i processen
  • Ressource leverandør – typisk områdechefer, linjeledere, eksterne, mv. 

Hvordan kan projektlederen selv påvirke sine relationer?

Tag initiativet. Forvent ikke, at relationerne kommer til dig. Ikke noget med at vente til du lige får tid… det får du aldrig. Det er den største udfordring, vi møder. Fuld respekt for, at kompleksiteten i projekter i dag stiger i takt med, at vi strømliner processerne – og projektledere har RIGTIG meget at lave. Dette at dyrke relationer kan virke mindre vigtigt.Sagen er bare, at det bider sig i halen. Gør op med skrønen, at det tager lang tid. Det behøver ikke fylde meget, og det behøver ikke være planlagt lang tid i forvejen. Find ud af hvornår relationen er tilgængelig. Ofte kan man fange travle mennesker tidlig morgen eller sen aften. Tag kort og præcis kontakt. Gå forbi, ring, rejs ud til…. Lidt mindre skriveri – den menneskelige kontakt giver tillid og tryghed. Bare gør det. Det virker. Kom ud over dine ”undskyldninger”.

Giv noget! Giv noget faglig information, giv noget personligt om dig selv. Uden at forvente at få noget igen. Vær ikke så nøjeregnende eller bekymret for, om din investerede tid kommer godt igen. Det giver måske ikke overskud fra lige den ene person, men i alle fald fra en anden over tid. Mærk efter hos dig selv; Får du ikke positive tanker og mere tillid til en, der har givet dig noget, uden du bad om det?

Skal projektlederen lave om på sig selv for at gøre folk tilfredse?

Svaret er nej og ja. Det kommer kun til at virke ægte og meningsfuldt for relationen, hvis projektlederen står ved sig selv. Dette dyrbare indhold har vi ingen interesse i at ændre på! Samtidigt ved vi, at i kommunikation mellem to mennesker er det modtager, der bestemmer, hvad der er blevet sagt. Du kan som afsender have haft den bedste hensigt med dit indhold, men hvis modtager oplever det anderledes – så er formen ofte ikke tilpasset modtageren. Hvis du vil igennem med dit budskab, må du have respekt for  mangfoldighed, og undersøge modtagers form, ved at  spørge ind og forstå personen over for dig.

Nu er alle projektledere jo ikke lige snakkesalige typer…?

Hvis du ikke er vant til at dyrke relationer, kan det godt virke unaturligt at komme i gang, når der ikke er noget helt konkret at tale om. Det bedste er, at du finder dine egne gode indgangsvinkler. Start f.eks. dialogen med noget fagligt – der er de fleste på hjemmebane.

Stil spørgsmål. Virk interesseret i den andens verden. Bed om holdninger og syn på projektet. Spørg ind til, hvad der er vigtigt for den anden. Er der noget, du skal være særligt opmærksom på, etc. De fleste mennesker værdsætter at få opmærksomhed og blive involveret.