Ledere uden personaleansvar: en udfordring

Af Jette Hartvig Stakemann, CfL Center for Ledelse

Projektleder, ekspert, funktionschef, stabsleder – kært barn har mange navne. Fælles for de nævnte er, at positionen ofte indtages af en person, der skal lede et team eller en arbejdsgruppe, men ikke har det reelle personaleansvar for medlemmerne. Disse er måske udlånt af deres formelle chefer til at deltage i et særligt projekt. Det kan også være, at hele virksomheden er organiseret, så mange af opgaverne løses af tværgående, ad hoc nedsatte team.

”Teamledere styrer mennesker og projekter, men har nogle ganske særlige udfordringer i jobbet. Uden det formelle personaleansvar har man ikke trumf på hånden. Man har ansvaret for, at opgaven bliver løst, men ikke hånd- og halsret over de medarbejdere, der er nødvendige, for at det kan ske. Det er en speciel situation,” siger chefrådgiver Ulrik Ramsing, CfL Center for Ledelse

Han fortsætter:

”Mange oplever at blive sendt på kurser i projektledelse, præsentationsteknik, konflikthåndtering og meget andet. Fælles for disse tiltag er, at de enten ikke rammer plet eller tager fat om isolerede problemstillinger, der ofte har større fagligt fokus end det mere underliggende behov, der handler om at lede og motivere mennesker. De uafhængige kurser har sjældent et fælles mål, hvor de individuelle kompetencer integreres og gensidigt støtter hinanden frem mod øget team-performance.”

Fokus på vind-vind-situationer

”Ledelsesrollen for en leder uden personaleansvar adskiller sig fra den formelle leders. Ofte er vedkommende valgt til rollen på grund af sin stærke faglighed, og man er lidt ligesom en spillende træner. Hvornår skal man selv score, og hvornår skal andre i teamet have muligheden for det? Hvis man hele tiden selv scorer, fungerer teamet ikke, og man opnår ikke den langsigtede og robuste performance, der skaber de motiverende succeshistorier. Mange overraskes også over, at de skal arbejde meget mere politisk, når de skal have teamet til at yde fuldt ud,” siger Ulrik Ramsing.

Relationer er det vigtigste

”Mennesker er sociale individer. Selv om de respekterer den stærke faglighed, som en teamleder måtte besidde, fungerer teamet ikke, hvis man ikke kan få opbygget de rigtige relationer. Og uden bæredygtige relationer har projektet svært ved at komme igennem de seje tider, der kan opstå undervejs,” siger han. 

Som leder uden personaleansvar oplever du måske, at nogle er 100 procent tilknyttet dit projekt, mens andre også bruger tid i andre sammenhænge. Du er projektleder, men ikkepersonaleleder for dem, og især når medarbejderne ikke er tilknyttet 100 procent, kan det være svært. Hvilken leder lytter de mest til, og hvor synes de, at de får størst merit i forhold til deres fremtidige udviklingsmuligheder? Der, hvor de synes, de opnår mest, vil de også helst lægge kræfterne, men det er ikke sikkert, at det er den rigtige prioritering for hele organisationen. Det betyder, at man skal bruge en del tid på at forventningsafstemme og afklare prioriteter både med medarbejderne og med deres formelle chefer” fortæller Ulrik Ramsing.

En Indikator fra CfL om udfordringerne for ledere uden personaleansvar viser, at især medarbejdere, som skal arbejde under eksempelvis en projektleder, der ikke er deres formelle chef, kan opleve udfordringer i form af uklar ansvarsfordeling. Tilsvarende oplever lederne uden personaleansvar et stort behov for forventningsafstemning med andre lederkolleger og har store udfordringer med at motivere de medarbejdere, de har tilknyttet.

Dialog og klare aftaler

For hvordan motiverer man personale til at yde en topindsats, når deres formelle chef ikke ser indsatsen og kan vurdere den? Hvordan afklarer man sin rolle i forhold til medarbejdernes formelle chef og sikrer sig, at han eller hun forstår, at man har legitim ret til at trække fuldt ud på de medarbejdere, der er udvalgt til et team?

 Svaret er i høj grad at have en god dialog og skabe klare aftaler med projektdeltagernes ledere, så der skabes klare billeder af medarbejderens opgaver, lederens forventninger og projektlederens ønsker. Det er også her, den største udfordring ligger for de fleste – knap 60 procent af svarene kredser om dette område som den mest markante udfordring. Herudover er det en tung opgave at motivere teammedlemmer fra andre områder i virksomheden og håndtere, at der ofte er uklare ansvarsområder i tværgående projekter.

”En af de udfordringer, ledere uden personaleansvar ofte står overfor, er at få bragt sine egne værdier i spil som leder og få dem koblet til den måde, man kommunikerer med folk på. Det er vigtigt at få fokus på, at der er stor forskel på, hvad der skal til, for at den enkelte performer, herunder hvad man som leder kan gøre for at opnå dette. Jo klarere det er for andre, hvad der er vigtigt for dig i opgaveløsningen og samarbejdsformen, desto nemmere har de ved at levere. Konkret betyder det også, at du skal bruge mindre tid på at forventningsafstemme og lave ting om,” fortæller Ulrik Ramsing.

Ulrik Ramsing, Chefrådgiver, CfL Center for Ledelse