Når budskabet forsvinder

Af Metha Loumann, Journalist og Ole Strand, Kommunikationskonsulent, CA karrierepartner og a-kasse

Visionen er på plads. Strategien er lagt. Men på vejen fra direktionen og ud i organisationen forsvinder budskabet for ofte. Det viser en undersøgelse fra CA. Ledelsen bruger tid på strategien, men glemmer at eksekvere og kommunikere den, mener eksperter i ledelseskommunikation.

Den interne kommunikation af de overordnede mål og ambitioner i danske virksomheder fortaber sig ned gennem virksomhedernes organisation. Direktionen formår ikke at kommunikere den overordnede strategi nedad i hierarkiet. Det viser en undersøgelse fra 2011 foretaget af 1.325 medarbejdere, mellemledere og ledere i danske virksomheder.

Denne strategilækage kan være én af forklaringerne på, at virksomheder ofte ikke kommer i mål med deres ambitioner. Medarbejderne og mellemlederne ser dem ganske enkelt ikke tydeligt nok, mener Flemming Dufke, adm. direktør i konsulentvirksomheden Fremdrift, der har lavet analysen i et samarbejde med CA a-kasse og Business Institute.

Målene fortaber sig

Undersøgelsen viser, at hver fjerde medarbejder ikke kender deres virksomheds overordnede mål. Hver fjerde medarbejder kender ikke de store linjer i virksomhedens plan for at nå målene. Og endnu færre - fire ud af ti - har et klart billede af, hvordan virksomheden skal udvikle sig de kommende år.

Billedet er til gengæld stik modsat på direktionsgangen. Syv ud af ti i direktionen ved for eksempel helt klart, hvordan virksomheden skal udvikle sig.

”Det er skræmmende tal, der tydeligt viser, at ledelsen har et kommunikationsproblem.  Direktionen taler om overordnede strategier og mål, måske på et lukket seminar. Men de lykkes ikke med at få strategien ført ud i de yderste led i virksomheden. Konsekvensen af dette energi- og videntab er manglende fodslag, hvor medarbejderne ender med at gøre, hvad de tror, de skal gøre,” siger Flemming Dufke.

Et kvarter er for lidt

Han mener, at mange ledere overvurderer deres kommunikative evner:

”Det dur ikke at bruge måske 15 dage på at udarbejde en strategi, 15 timer på at involvere mellemlederne i strategien og måske 15 min. på at fortælle om den til medarbejderne. Det tager tid og dialog at få en strategi til at sive ind i organisationen og gøre den brugbar og nærværende for den enkelte medarbejder,” siger han.

Ruth Znaider er Fagchef for Ledelseskommunikation i Center for Ledelse og afholder  kurser i blandt andet ledelseskommunikation. Hun mener, det er vigtigt at klæde lederne på til at sprede budskabet videre ud i organisationen og fortælle dem, hvordan de skal kommunikere en ny strategi eller forandringsproces, så der bliver en ensartet kommunikation over alt i virksomheden.

"Hvis budskabet ikke er krystalklart skaber det rum for at fortolke det forskelligt, og en strategi kan komme til at tage sig forskelligt ud afhængigt af, hvor i organisationen, den præsenteres og skal implementeres", siger Ruth Znaider.

Information overload

Et andet problem er, at næsten alle virksomheder er ramt af en overflod af informationer og kommunikation, som både ledere og medarbejdere skal navigere rundt i.

”Det går jo stærkt ude i virksomhederne. Det vælter ind med informationer, og det er fristende bare at copypaste og sende bevidstløst videre til medarbejderne. Men det duer ikke. Det er utroligt vigtigt, at den enkelte leder tager lederrollen på sig og dels sorterer i det, der skal formidles, og dels finder en forklaringskraft der gør, at det giver mening for den enkelte medarbejder. Alt for ofte er mellemlederne ikke klædt på til at kommunikere og har følgelig heller ikke taget tilstrækkeligt ejerskab på kommunikationsopgaven”, siger Ruth Znaider.

Sortering tager tid

Men det kan være svært at få lederen til at sortere og ’oversætte’ kommunikationen til sine medarbejdere. 

”Det er en opgave, der ofte bliver negligeret, fordi man umiddelbart bliver målt på noget andet. Det kræver en erkendelsesproces om, at hvis man systematiserer sin kommunikation og bliver klar i spyttet, så sparer man i sidste ende tid og ressourcer, fordi man bliver bedre til at kommunikere sine strategier og forandringsprocesser”, siger Ruth Znaider fra Center for Ledelse.

Flasken peger på direktionen

Topledelsen kan hjælpe lederne på vej – og især når det gælder de store forandringer - en ny strategi eller hvis de står over for nogle særlige udfordringer – har de en forbandet pligt til det, mener Kell Jarner Rasmussen, der er retoriker og adm. direktør i Rhetor – Rådgivende retorikere. Han underviser topledere i at få deres budskaber frem i deres kommunikation.

”Det gælder om at give lederne værktøjer til at kommunikere de samme ledelsesbudskaber, som topledelsen har besluttet ud i organisationen. Men oversat. OK, her er strategien, og her er hvad det betyder i vores afdeling”, siger Kell Jarner Rasmussen.

Budskab ind til benet

Han mener, at det er vigtigt at skære budskabet ind til benet og gøre det så enkelt som muligt.

”Der er så uendeligt meget, man gerne vil kommunikere i en fin ny virksomhedsstrategi. Problemet er bare, at så drukner budskabet. Det bedste en topleder kan gøre, det er at sortere i budskaberne på forhånd og melde ud, at det f.eks. er de her tre ting, der er helt afgørende. Det er de budskaber, som vi skal sørge for at få videre ud til alle. De skal simpelthen sætte hjørneflagene i organisationen og så lade mellemlederne tage ansvar for at kommunikere det ud, så deres medarbejderne forstår det”, siger Kell Jarner Rasmussen fra Rhetor.