CA's Persondatapolitik

Som a-kasse er CA underlagt nogle særlige forpligtelser, der kræver indsamling af personoplysninger.  Vi skal som hovedregel ikke indhente dit samtykke, inden disse oplysninger bliver modtaget eller videregivet, da det står i arbejdsløshedslovgivningen.

Vi indsamler følgende personoplysninger i forbindelse med din indmeldelse i CA. Oplysningerne bruger vi til sagsbehandling og opkrævning af kontingent:

• CPR-nummer
• Fulde navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Uddannelsessted
• Medlemskab af anden a-kasse
• Nationalitet
• Evt. tidligere medlemskab/kontingentrestance hos anden a-kasse

Til samme formål udveksler vi også en række oplysninger med andre myndigheder, kommuner og a-kasser herunder med:

• SKAT
• Beskæftigelsesministeriet
• Udbetaling Danmark
• CPR-registret
• Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR)
• Danmarks Statistik
• FerieKonto
• Center for Klager om Arbejdsløshedsforsikring (CKA)
• Kommuner
• Andre a-kasser
• Andre myndigheder inden for EØS-området

Disse oplysninger udveksles kun, når det er relevant. Det er f.eks. kun under dit medlemskab i CA, at vi abonnerer på dine adresseoplysninger fra CPR-registret eller udveksler oplysninger med SKAT, FerieKonto mv.

Evaluering

Efter endt sagsbehandlings- eller ledighedsforløb kan du modtage et elektronisk evalueringsskema, som frivilligt kan besvares. Personoplysninger om dig og evalueringen anonymiseres efter 1 år og gemmes sikkert med brugerafgrænset adgang til statistisk brug.

Automatiske afgørelser

I CA bruger vi automatiske afgørelser. Det betyder, at vores IT-system automatisk vurderer og godkender alle modtagne blanketter, såfremt det er muligt. Alle komplekse sager eller afslag på ansøgninger vil altid blive behandlet manuelt af en medarbejder i CA. 

Er du i tvivl om, hvorvidt din sag er behandlet automatisk, er du velkommen til at kontakte os. Hvis din sag er behandlet automatisk, kan du altid få en medarbejder til at gennemse din sag manuelt.  

CV- og rådighedssamtaler

I forbindelse med lovpligtige CV- og rådighedssamtaler anvender vi de personoplysninger, der allerede fremgår af vores systemer, da disse kan have betydning for din ret til dagpenge.

Vi indsamler sjældent nye oplysninger til formålet. For at finde dig i vores systemer kan det forekomme, at vi beder om navn, telefonnummer eller fødselsdato. Som udgangspunkt booker du selv tid til samtalerne via CA’s bookingsystem, som er sikret med SSL-kryptering. SSL står for Secure Sockets Layer, som er en globalt anvendt industristandard, som sikrer, at dine data krypteres, så kun du og CA har adgang til de indtastede informationer.

Inden samtalerne vil du blive bedt om at oplyse os om tidligere stillingsbetegnelser. Disse oplysninger er tilknyttet dine personoplysninger og indsamles via CA's Selvbetjening. 

Samtaler hos jobcentret

Når CA's medlemmer ønsker det, deltager CA på de lovpligtige fællesmøder på Jobcentret. CA modtager i disse tilfælde en invitation fra Jobcentret via en krypteret e-mailadresse. I CA's systemer registreres kun, at en samtale har fundet sted, og CA tager ikke referat af samtalen.

Som medlem kan du til altid sige nej til, at CA skal deltage i samtalerne. Dette gøres ved henvendelse til enten Jobcentret eller CA. 

Gennem CA’s Selvbetjening kan du indsende dagpengekort, efterlønskort, ledighedserklæringer og meget mere. Du kan også se alle de breve og udbetalingsspecifikationer, som CA har sendt til dig siden den 1. marts 2013.

For at benytte CA’s Selvbetjening skal du være registreret i CA’s medlemssystem. Du skal bruge NemID til at logge ind. CA’s Selvbetjening er internt hostet, er sikret med SSL-kryptering og systemet sender og modtager også sikkert oplysninger med CA’s øvrige systemer. SSL står for Secure Sockets Layer, som er en globalt anvendt industristandard, som sikrer, at dine data krypteres, så kun du og CA har adgang til de indtastede informationer.

Alle dokumenter og breve i systemet gemmes, så længe du er medlem af CA, eller minimum så længe vi stadig har pligt til at opbevare oplysningerne.

Telefonisk

Når du ringer til CA registrerer vi opkaldets tidspunkt, varighed og hvilken medarbejder, du har været i kontakt med. Disse oplysninger bruges til statistik, samt når vi sammen skal finde ud af, hvem du har talt med og hvornår. Vi logger hverken samtalens indhold eller optager samtalen, medmindre andet aftales under samtalen.

Efter opkaldet modtager du et elektronisk evalueringsskema på SMS, som frivilligt kan besvares. Personoplysninger om dig og evalueringen anonymiseres efter 1 år og gemmes sikkert med brugerafgrænset adgang til statistisk brug.

E-mail

Når du sender CA en e-mail, kan der i sjældne tilfælde være tale om en ukrypteret meddelelse, hvorfor vi anbefaler dig ikke at skrive CPR-nummer i mailen og desuden angive så få personoplysninger som muligt i mailen.  Vi har etableret en sikker platform til udveksling af dokumenter samt beskeder med CA, så du altid kan skrive til CA via en sikker forbindelse. 

Alle e-mails sendt til vores hovedmails slettes månedligt på vores servere. En backup gemmes i 5 år efter sletning, som kun kan gendannes af vores IT-afdeling.

Personlige henvendelser

Når du henvender dig til CA personligt på vores adresser, behandler vi dine personoplysninger fortroligt. Afleverer du eksempelvis fortrolige oplysninger eller personoplysninger, sørger vi for, at ingen andre får adgang til dem. Ved sagsbehandling vil vi altid bede dig fremvise ID, f.eks. sygesikringskort, for at undgå at andre hører dig afgive personoplysninger mundtligt.

Gentofte

I vores afdeling i Gentofte foregår al sagsbehandling i tilstødende kontorer til receptionen, så du altid kan få hjælp og svar på dine spørgsmål uden at andre personer i receptionsområdet kan lytte med. 

Aalborg – Odense – Kolding

I vores afdelinger i Aalborg, Odense og Kolding foregår der ingen sagsbehandling.

Aarhus

I vores afdeling i Aarhus kan der foregå sagsbehandling i receptionen. For at undgå, at uvedkommende kan kæde sagsbehandlingen sammen med dig som person, afgiver du ikke personoplysninger mundtligt i forbindelse med sagsbehandlingen. Vi vil i stedet for bede dig fremvise ID, f.eks. sygesikringskort.

Frivillige rådgivninger

Som medlem af CA har du mulighed for at booke både en fysisk eller telefonisk karriererådgivning. Du booker en karriererådgivning ved enten at ringe til os eller sende os en mail. I denne forbindelse beder vi dig kun om at fremsende andre personoplysninger end dit navn samt medlemsnummer eller fødselsdato, da du som medlem allerede fremgår af vores systemer. 

Ved samtalen skrives en kort opsummering af samtalens indhold, som tilknyttes dine personoplysninger i vores medlemssystem. Oplysninger om samtalens indhold er kun tilgængelige for karriererådgivere og administrative koordinatorer. De registreres for at kunne give dig den bedste service, så karriererådgiverne kan fortsætte dialogen med dig ved næste samtale eller videregive oplysninger til en kollega, der kan hjælpe dig. 

Dagsorden og øvrige oplysninger til brug ved samtalen fremsendt af dig via e-mail, kopieres ind i vores medlemssystem, hvorefter e-mailen slettes.

Tests i forbindelse med kurser og rådgivninger

Som medlem af CA har du mulighed for at gennemføre forskellige typer af personligheds- og karrieretests. Resultaterne fra testene opbevares i et sikkert system med brugerafgrænset adgang. Kun certificerede karriererådgivere har autorisation til at behandle dine data i forbindelse med tilbagemelding på dine tests. Disse oplysninger deles ikke med andre. Når du besvarer testene, tager du stilling til, hvor længe CA må opbevare dine oplysninger.

Det er altid muligt at bede om at få dine testbesvarelser slettet. Når dine data er slettet af CA, kan ingen tilgå dem.

Kurser

Du tilmelder dig CA’s kurser, webinarer, workshops og gå-hjem-møder via vores hjemmeside. 

Ved IT-kurser videregiver vi dit navn, fødselsdato og e-mailadresse til vores eksterne oplægsholder, som udelukkende bruger oplysningerne til at registrere din deltagelse.

Når du tilmelder dig et ”CA+”-kursus, sender vi dine oplysninger til den samarbejdspartner, der afvikler kurset. Afhængig af kurset, videregiver vi navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Adressen bruger underviseren til at fremsende forberedelsesmaterialer. E-mail og telefonnummer bruges til praktiske informationer, og ikke spam, nyhedsbreve eller ”glæd dig”-sms’er. Underviseren bruger aldrig dine personoplysninger i egen interesse.

Når du tilmelder dig arrangementet ”Billede til CV/LinkedIN”, skal du være opmærksom på, at vi udveksler dit navn og din e-mailadresse med vores fotograf. Dette gør vi, så du efterfølgende kan få tilsendt de redigerede billeder direkte fra fotografen. Billeder slettes efterfølgende af fotografen.

Efter kurset modtager du et elektronisk evalueringsskema, som frivilligt kan besvares. Personoplysninger om dig og evalueringen anonymiseres efter 1 år og gemmes sikkert med brugerafgrænset adgang til statistisk brug.

Deltagerlister

Fysiske deltagerlister til kurser, workshops og gå-hjem-møder indeholder personoplysninger, herunder navne og fødselsdatoer. Deltagerlisterne bruges af underviseren til at bekræfte deltagernes tilstedeværelse og makuleres umiddelbart efter aktivitetens afholdelse. 

Når du tilmelder dig ”Outplacement med CA”, registrerer vi i vores medlemssystem, at du har deltaget i forløbet og hvorfor. Øvrige personoplysninger, som allerede fremgår i vores medlemssystem, bruges ikke andre steder eller til andre formål.

CA Connect er en gruppe på det sociale medie LinkedIn, som i en periode også har fungeret som CV-bank for CA. LinkedIn er en selvstændig platform med egne regler for behandling af personoplysninger. Vi indsamler ikke dine personoplysninger, men du har mulighed for at markere på din LinkedIn-profil, at du er åben for karrieremuligheder. Hvis du har gjort det, har vi kunnet formidle relevante jobåbninger via LinkedIn.

Kurser
Når du tilmelder dig CA+, deles følgende informationer med vores eksterne oplægsholdere: 

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer

Oplægsholderen bruger udelukkende dine personoplysninger til at fremsende kursusmateriale eller meddelelser i forbindelse med kurset. Herefter slettes dine oplysninger.

Advokathjælp
I tillæg hertil deles også dit

• CPR-nummer

med ADVODAN Holbæk/København, som drives af et professionelt team af advokater, der har en lang og bred erfaring med ansættelsessager. Udveksling af data bruges til ajourføring af medlemskab og er underlagt en slettefrist på 6 år efter skattekontrol- og bogføringsloven. Læs ADVODAN Holbæks persondatapolitik her.

Tilmeldinger givet på papir gemmes i et aflåst skab efter indtastning og makuleres senest tre måneder efter modtagelsen. Ved udveksling og ajourføring af data mellem CA og ADVODAN Holbæk sker dette på en sikker server med brugerafgrænset adgang.

Øvrig behandling

Øvrige behandlinger af dine personoplysninger gemmes i vores interne systemer med brugerafgrænset adgang til statistisk og markedsføringsmæssig brug. Disse personoplysninger slettes ikke, medmindre du anmoder om det. Af hensyn til dokumentationskrav opbevarer vi dine personoplysninger i 4 år, efter du har anmodet om sletning.

CA Lønsikring udbydes til CA's medlemmer af forsikringsselskabet AmTrust i samarbejde med Marsh. CA er ikke involveret i administrationen af ordningen. Du kan derfor også blive bedt om at afgive yderligere oplysninger til AmTrust, f.eks. omkring din ret til dagpenge i forbindelse med ledighed. Når du tilmelder dig CA Lønsikring, vil du blive bedt om at oplyse følgende personoplysninger:

• CPR-nummer
• Fulde navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mail
• Bankoplysninger

Oplysninger om dit medlemskab af CA Lønsikring udveksles og ajourføres mellem CA og CA Lønsikring på en sikker server med brugerafgrænset adgang. 

Som medlem i CA kan du få privatforsikringer via Gjensidige Forsikring til en attraktiv pris. Du kan i den anledning bede om at blive ringet op af Gjensidige Forsikring via vores hjemmeside. I denne forbindelse, indsamler vi følgende personoplysninger om dig:

• Navn
• Telefonnummer

Oplysningerne behandles både af CA og vores samarbejdspartner Gjensidige Forsikring på en sikker server med brugerafgrænset adgang. 

De nævnte oplysninger i forbindelse med tilmelding til forsikringstilbud slettes én gang årligt. 

Ønsker du at benytte dig af vores unikke medlemstilbud fra blandt andet Politiken, Jyllands-Posten, CA Studieforsikring, Advodan og øvrige kursusudbydere dirigeres du væk fra CA’s platform, hvorefter du bliver bedt om at afgive en række personoplysninger på samarbejdspartnernes respektive hjemmesider.

Oplysningerne behandles af vores samarbejdspartnere med udgangspunkt i deres egen persondatapolitik.  Dog udveksles og ajourføres disse oplysninger mellem CA og samarbejdspartneren på en sikker server med brugerafgrænset adgang for at validere den enkeltes medlemskab.  

Har du deltaget i CA’s tidligere mentorordning – som enten mentor eller mentee – har du afgivet en række oplysninger til CA, herunder dit CV og et udfyldt ansøgningsskema til brug i forbindelse med matchningen, der kunne indeholde personoplysninger. Disse informationer blev sendt pr. e-mail til CA, der herefter er blevet slettet.

Ved tilmeldingen blev der givet samtykke til, at deltagernes kontaktinformationer måtte deles med det enkelte mentorholds øvrige deltagere (kaldet ”bølgen”). 

CV og ansøgningsskema blev opbevaret i fysiske mapper i et aflåst skab i op til 1 år, mens mentorholdet (”bølgen”) eksistererede. Mapperne makuleredes herefter. Vi gemte også oplysningerne på ikke-matchede mentees, så f.eks. mentorer kunne matches med nye mentees, hvis deres oprindelige mentee meldte sig ud af ordningen.

Oplysninger om dig og evalueringen blev gemt sikkert med brugerafgrænset adgang til statistisk brug.

CA Løntjek drives af CA+. Når du tilmelder dig CA Løntjek giver du dine oplysninger til både CA og CA+, der herefter udveksler følgende oplysninger:

• E-mail
• Fødselsår
• Arbejdsgivers postnummer
• Daglig transporttid i minutter
• Køn
• Uddannelsesoplysninger
• Erfaringsoplysninger
• Ansættelsens stillingsbetegnelse, branche, karriereniveau, arbejdstid, personalegoder
• Løn-, ferie- og pensionsoplysninger

Oplysningerne behandles både af CA og CA+ og udveksles og ajourføres mellem CA og CA+ på en sikker server med brugerafgrænset adgang. Formålet med udvekslingen af data er at varetage evt. henvendelser fra brugerne, monitorere udviklingen af antal brugere på sitet, foretage evt. statistiske sammenligninger af løndata samt registrere tilmeldinger til nyhedsbrevet CA|NYT.

Da løndata vurderes at være særligt personlige oplysninger, er adgangen til disse oplysninger strengt restriktiv og begrænset til udvalgte medarbejdere. Hvis løndata bruges til andet end statistiske formål, vil det altid være anonymiseret.

E-mailhenvendelser vedrørende CA Løntjek opbevares i Outlook og slettes månedligt.

CA tilbyder gennemgang af CV og ansøgninger via vores Instant Feedback-løsning. 

Instant Feedback-løsningens opsamling og håndtering af personoplysninger og andre informationer er beskrevet særskilt her.

Er du endnu ikke medlem af CA, har du stadig mulighed for at deltage i et af CA’s arrangementer eller modtage CA's nyhedsbreve. Ved tilmelding til begge vil du blive bedt om at give os følgende personoplysninger

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Faglige arbejdsområder

Via din tilmelding giver du samtidig samtykke til, at CA kan kontakte dig med henblik på en dialog om CA’s medlemsfordele. Oplysningerne opbevares sikkert og med brugerafgrænset adgang. Ved telefonisk kontakt bruges en tredjepartsapplikation, som ikke får adgang til at bruge dine personoplysninger i egen interesse.

Alle personoplysninger givet ved tilmelding slettes én gang årligt, medmindre disse bliver brugt i form af ”interaktioner” (fremsendelse af nyhedsbrev, telefonkontakt osv.). Vi sletter kun dine personoplysninger, hvis du anmoder os om det. Af hensyn til dokumentationskrav opbevarer vi dine personoplysninger i 4 år, efter du har anmodet om sletning.

Kurser

Du tilmelder dig CA’s kurser, webinarer, workshops og gå-hjem-møder via vores hjemmeside. 

Ved IT-kurser videregiver vi dit navn, fødselsdato og e-mailadresse til vores eksterne oplægsholder, som udelukkende bruger oplysningerne til at registrere din deltagelse.

Når du tilmelder dig et ”CA+”-kursus, sender vi dine oplysninger til den samarbejdspartner, der afvikler kurset. Afhængig af kurset, videregiver vi navn, adresse, e-mail og telefonnummer. Adressen bruger underviseren til at fremsende forberedelsesmaterialer. E-mail og telefonnummer bruges til praktiske informationer, og ikke spam, nyhedsbreve eller ”glæd dig”-sms’er. Underviseren bruger aldrig dine personoplysninger i egen interesse.

Når du tilmelder dig arrangementet ”Billede til CV/LinkedIN”, skal du være opmærksom på, at vi udveksler dit navn og din e-mailadresse med vores fotograf. Dette gør vi, så du efterfølgende kan få tilsendt de redigerede billeder direkte fra fotografen. Billeder slettes efterfølgende af fotografen.

Efter kurset modtager du et elektronisk evalueringsskema, som frivilligt kan besvares. Personoplysninger om dig og evalueringen anonymiseres efter 1 år og gemmes sikkert med brugerafgrænset adgang til statistisk brug.

Deltagerlister

Fysiske deltagerlister til kurser, workshops og gå-hjem-møder indeholder personoplysninger, herunder navne og fødselsdatoer. Deltagerlisterne bruges af underviseren til at bekræfte deltagernes tilstedeværelse og makuleres umiddelbart efter aktivitetens afholdelse. 

Papirtilmelding

Når vi indsamler dine personoplysninger i papirform, opbevares og gemmes formularerne i aflåst skab, indtil oplysningerne indtastes digitalt med brugerafgrænset adgang. Indtastede oplysninger i papirform makuleres én gang i kvartalet og senest efter 6 måneder.

For at deltage i konkurrencer, downloade e-bøger og lignende services på vores hjemmeside og andre platforme, bliver du nogle gange bedt om at udfylde en formular med dine personoplysninger, herunder navn, telefonnummer og e-mailadresse. Du giver samtidig samtykke til, at CA kan kontakte dig med henblik på en dialog om CA’s medlemsfordele. Oplysningerne opbevares sikkert og med brugerbegrænset adgang. 

Ved udfyldelse af formularer og telefonisk kontakt bruges tredjepartsapplikationer, som ikke får adgang til at bruge dine personoplysninger i egen interesse.

Alle personoplysninger givet ved tilmelding slettes én gang årligt, medmindre disse bliver brugt i form af ”interaktioner” (fremsendelse af nyhedsbrev, telefonkontakt osv.). Vi sletter kun dine personoplysninger, hvis du anmoder os om det. Af hensyn til dokumentationskrav opbevarer vi dine personoplysninger i 4 år, efter du har anmodet om sletning.

Ansøgning til job i CA skal sendes til ansoegere@ca.dk. Ansøgninger der sendes til andre CA-mailadresser vil blive slettet ved modtagelse.

Når du sender en ansøgning til CA, opbevarer vi dine personoplysninger, indtil din ansøgning er færdigbehandlet. Det vil sige, at vi sletter dine oplysninger, så snart du har fået endelig besked om din ansøgning, medmindre du bliver tilbudt ansættelse. Dette gælder uanset, om du søger en opslået stilling eller uopfordret.

Bliver du ansat i CA, vil du blive informeret om, hvordan vi håndterer ansattes persondata i CA.

Oplever du tekniske problemer på vores hjemmeside, f.eks. på vores Selvbetjening, har du mulighed for at få hjælp fra vores IT-afdeling. I denne forbindelse er det muligt at få hjælp via fjernsupport, hvor vores IT-afdeling hjælper dig via en fjernadgang til din computer. Dermed får vores IT-afdeling adgang til at se, hvad der foregår på din computerskærm derhjemme. Denne service tilbydes alene, hvis du giver samtykke hertil og er helt frivillig.

Supporten via fjernadgang leveres ved brug af en tredjepartsapplikation, som ikke får adgang til at bruge dine personoplysninger i egen interesse.

I forbindelse med arrangementer i CA kan det forekomme, at der tages såkaldte situationsbilleder og optages video. Kan man ikke genkendes som person på sådanne billeder, er man ikke omfattet af reglerne i persondatalovgivningen. Vi indsamler derfor ikke dit samtykke til disse situationsbilleder og –videoer, og samtidig kan de bruges af eksterne oplægsholdere og konsulenter. Du kan dog altid meddele CA, at du ikke ønsker at medvirke på billeder eller optagelser. Det samme gælder allerede gennemførte optagelser.

Er der tale om portrætfotos, personinterviews eller lignende, vil vi altid indsamle samtykkeerklæringer eller lave særskilte aftaler.

Billedmateriale kan anvendes i 5 år fra optagelsesdatoen i f.eks. nyhedsbreve og på CA’s hjemmeside og sociale medier, medmindre andet er aftalt. Billedmateriale opbevares sikkert i arkiv og slettes efter 8 år, medmindre andet er aftalt.

En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din webbrowser. De hjælper os bl.a. med måling af, hvilke sider der besøges, og hvordan brugernes klik-adfærd er på hjemmesiden. De vil også kunne bruges til fx at skræddersy budskaber for bedre at ramme dine interesser, så vi dermed kan forbedre vores service. Cookies er ikke farlige for din computer og kan ikke identificere dig som person, men kun genkende din computer.

Til samme formål kædes brugernes adfærd sammen med vores CRM-system.

Hvis du ikke ønsker at modtage cookies, kan du blokere for dem, slette eksisterende cookies fra din harddisk eller modtage en advarsel, før der gemmes nye cookies. Læs mere om, hvordan du indstiller din browser.  

Klage over afgørelser vedrørende dagpengeydelser

Søger du om en ydelse fra CA, og får du ikke fuldt ud medhold, skal vi træffe en afgørelse om det. Afgørelsen vil indeholde en begrundelse, en sagsfremstilling, regelgrundlaget og en klagevejledning.

Vi vil som hovedregel kontakte dig, inden vi træffer afgørelsen, så du får mulighed for at give os yderligere oplysninger. Du har pligt til at give os oplysninger om ethvert forhold af betydning for retten til din ydelse mv., og du skal medvirke til at fremskaffe de nødvendige oplysninger.

Klager du over afgørelsen indenfor en klagefrist på 4 uger, og kan vi ikke ændre afgørelsen, sender vi sagen med alle relevante bilag videre til vores klageinstans Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) via et sikkert system. Vi behandler sagen indenfor fire uger, fra vi har modtaget din klage. 

Afgørelser fra STAR kan du klage over til Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg.

Klager vedrørende behandling af personoplysninger

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, skal du rette henvendelse til vores persondataansvarlige jurist:

Kurt Wolf
persondata@ca.dk
Tlf. 33149545

Kan vi ikke løse henvendelsen sammen – eller træffes der en afgørelse, som du ikke er enig i – kan du klage til Datatilsynet.