Mere effektive møder, tak

Af Ole Strand, kommunikationskonsulent, CA karrierepartner og a-kasse

15 % af mødetiden er spildtid, viser CA-undersøgelse om mødekultur. Men forberedelse og styring kan gøre møderne mere effektive.

"De værste møder er dem, hvor deltagerne kommer lallende for sent, man diskuterer hele dage og er ikke kommet et dyt længere, end man var, før man gik til møde". Sådan lyder en typisk kommentar fra CA’s mødekultur-undersøgelse.

Mindre tid til spildtid

9 ud af 10 oplever spildtid til møder. I snit spilder vi 15 % af tiden ved et møde. Det viser en undersøgelse blandt 386 medlemmer af CA a-kasse. Det kommer ikke bag på Kirsten Andersen. Hun har i mange år levet af at rådgive og undervise om mødeeffektivisering og har sammen med Claus Bekker Jensen skrevet bogen ’bedre mødekultur’.

"Ineffektive møder er ikke noget nyt fænomen. Men der er meget mere fokus på mødekultur i takt med, at der er kommet flere møder. De fylder mere i en presset hverdag, og det giver en større interesse for at gøre møderne mere effektive", siger Kirsten Andersen.

For lidt tid til møder

CA’s medlemmer bruger i snit ca. 6 timer om ugen på at deltage i møder, så møder fylder en pæn del af arbejdstiden. De mange møder kan i sig selv være med til at skabe en ond cirkel med dårlig mødekultur, som er selvforstærkende, mener Kirsten Andersen.

"Mange medarbejdere løber til så mange møder, at de ikke har tid til at forberede sig ordentligt til det enkelte møde, så bruger man længere tid end nødvendigt på mødet, og skal måske ligefrem indkalde til et nyt møde, og så fortsætter møllen med endnu flere dårlige møder", siger Kirsten Andersen.

Kimen til spildtid er ofte lagt allerede inden mødet er startet, fordi mødelederen ikke forbereder mødet og deltagerne ordentligt. På hvert fjerde møde er der ikke udsendt en dagsorden i forvejen, fremgår det af CA’s undersøgelse. Men selvom deltagerne får en dagsorden, er det ikke sikkert, at den er til megen hjælp, mener Kirsten Andersen.

Snyd ikke med mødeindkaldelsen

"Mange mødeindkaldelser er kun stikord eller overskrifter. Men hvis du ikke kan se, hvad der reelt skal foregå, er det en snydedagsorden. Så er det mere held end forstand, hvis mødet går godt", siger Kirsten Andersen. 

Dagsordenen sætter rammen

Netop mødeindkaldelsen og dagsordenen er alfa og omega for et effektivt afviklet møde, mener Kirsten Andersen.

"Dagsordenen skal klart fortælle, hvad der skal ske på mødet, og hvad der forventes af deltagerne, og hvor lang tid hvert enkelt punkt forventes at tage. Så har deltagerne en reel mulighed for at forberede sig, og forventninger til mødet er afstemt", siger Kirsten Andersen.

En motiverende dagsorden giver samtidig mødelederen et effektiv redskab til at afvikle mødet effektivt.

"Når rammen er meldt ud, retter man ind efter det. Deltagerne hjælper med atholde tiden, når de kender tidsplanen. Hvis et punkt kun er til orientering, skal der ikke være en lang diskussion. Og ellers kan mødelederen bruge tidsrammen til at holde mødet på sporet", siger Kirsten Andersen.

Drop automatikken og vælg fra

Mødelederen, der af gammel vane indkalder en hel afdeling, uden at tænke over, om det er relevant i forhold til det konkrete møde, er en væsentlig årsag til for mange spildte mødetimer.

"Nogle gange dækker man sig ind og inviterer for en sikkerheds skyld, for ikke at holde relevante personer udenfor eller for ikke at fornærme nogen. Men hvis Hugo-Børge kun er relevant for to punkter, så tag ham kun med dér. Og hvis han slet ikke er relevant, så invitér ham ikke. Han vil sikkert være lykkelig for at slippe", siger Kirsten Andersen.

Den, der er inviteret, har den samme pligt til at vælge fra.

"Er du inviteret til et møde, så spørg dig selv: "Kan jeg bidrage med noget? Kan jeg selv få noget ud af at deltage? Får andre noget ud af, at jeg deltager? Hvis ikke, så meld fra og få mere tid til at forberede dig til de vigtige møder", siger Kirsten Andersen.

Læs også Kirsten Andersens 9 konkrete anbefalinger i "Slagplan for det effektive møde".

Kilde: CA’s medlemsundersøgelse om mødekultur

 

Hvorfor er møderne ineffektive

1. Manglende mødeledelse, 55,4 %
2. Ikke-strukturerede diskussioner, 49,2 %
3. Formål med mødet ikke klart, 46,9 %
4. Møder starter eller slutter ikke til tiden, 43,8 %
5. Lange møder, få resultater, 42,2 %

Kilde: CA’s medlemsundersøgelse om mødekultur

Hvad er det vigtigste for et møde?

1. Klart formål med mødet, 83,6 %
2. Alle deltagere er forberedte, 70,6 %
3. Kun relevante personer deltager, 56,1 %
4. Klar dagsorden, 55,8 %
5. Mødeleder, der styrer dagsorden, 47,8 %