Slip af med de dårlige mødevaner

I Danmark holder vi rigtig mange møder på jobbet. Desværre er vi ikke altid lige gode til det.

Har du været til møder, hvor du har undret dig over,

  • om man helt kunne have undgået mødet og klaret det med en mail?

  • om alle deltagere virkelig er nødvendige?

  • om deltagerne overhovedet har forberedt sig?

  • hvorfor dagsordenen skrider?

  • hvad der egentlig var målet med mødet, og om det blev nået?

Det har du nok, for det er dårlige mødevaner som er meget almindelige, fortæller Ditte Wulff, som er direktør i Mødehuset, der gennem årene har trænet mere end 1.500 ledere og medarbejdere i mødeledelse og afvikling af produktive møder.

”Vi har alle sammen prøvet at sidde til for lange møder med for lidt udbytte, men de kan gøres meget mere effektive med forberedelse og grundig målstyring”, siger Ditte Wulff.

Sortér i informationspunkterne

Den første, der skal forberede sig, er den, der indkalder til mødet. Hvad skal med på dagsordenen – og hvad skal ikke?

Ditte Wulff anbefaler, at man især ser på de punkter, der kun er til information - fx ’siden sidst’ eller ’nyt fra ledelsen’ - og overvejer om de virkelig skal med, eller om de kan sendes på en mail eller lægges på intranettet eller en af de mange gode digitale platforme, som er kommet de seneste år, fx Podio.

”I nogle tilfælde kan der være tale om så vigtig information, at det skal med på mødet, fx strategiske beslutninger, hvor ledelsen med mødet vil sikre at alle får informationen og forstår den. Men langt de fleste informationspunkter kunne fjernes fra mødet, og i stedet deles med en mai eller på en digital platform”, siger Ditte Wulff.

Men hvis der sniger sig informationspunkter med på dagsordenen, kræver det stram styring fra mødelederens side.

”Informationspunkter har det med ofte at blive til diskussionspunkter, hvis nogle deltagere får lyst til at stille spørgsmål til informationen. Så bliver der pludselig brugt ekstra tid på noget, som egentlig ikke var til diskussion. Og så er man bagud på tid fra starten”, fortæller Ditte Wulff.  

Forbered dig – og spar tid

Jo mere tid mødelederen kan bruge på at forberede mødet, jo mere effektive bliver møderne.

”Tal med mødedeltagerne inden mødet, og find ud af, hvad de vil have med på dagsordenen, hvad der er formålet med de enkelte punkter. og hvad der er nødvendigt at vide inden mødet – og send en grundig dagsorden og mødematerialet ud og bed deltagerne forberede sig. Så har du skabt et god fundament for et effektivt møde”, siger Ditte Wulff.

Skift fokus fra tidsstyring til målstyring

Hvor lang tid tager et møde? Typisk lige så lang tid, som der er afsat.

”Hvis et mødet er sat til at vare 2 timer, slutter det sjældent før. Både mødeleder og deltagere har bagkanten i baghovedet og udfylder ubevidst den afsatte mødetid. Men det er jo ikke effektivt”, siger Ditte Wulff

Derfor skal du som mødeleder udskifte tidsstyring med målstyring, hvor du ned i mindste detalje definerer, hvad du vil med punktet. Det betyder, at I er færdige med punktet, når I kan tage en beslutning om X eller Y, hverken før eller efter.

”Målstyring giver mere produktive diskussioner, fordi alle snakker i den samme retning – mod det samme mål. Og efterhånden som der kan sættes hak ved hver punkt, giver det en positiv succesfornemmelse. Så definer målene for hvad det er hvert enkelt punkt skal kunne. Og stop knivskarpt, når I har nået det mål”, siger Ditte Wulff. .

Sorter i deltagerne

Alle behøver ikke være med til alting. Find ud af, hvem der er de relevante mødedeltagere, og inviter kun dem. Er nogle kun relevante for en del af mødepunkterne, så inviter dem kun med til den del af mødet, hvor det er relevant. Og hold den del af mødet først, så de ikke skal vente på, at de andre bliver færdige med deres del af mødet.

”Der er ofte en misforstået hensyntagen, når man inviterer nogen med, som egentlig ikke er relevante for mødet, men fordi ’man burde’, for at de skal føle at de bliver holdt uden for. Men i realiteten sidder de måske og vil helst selv være fri”. slutter Ditte Wulff. 


Denne artikel er skrevet af Ole Strand, der er kommunikationskonsulent i CA.